Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовый отчет по командировке: удобства и ограничения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Ошибки заполнения авансового отчета
Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.
Если все-таки форму заполнил подотчетник, то надо проконтролировать, чтобы он указал:
- дату составления;
- структурное подразделение (при наличии), в котором он работает, например «отдел снабжения»;
- Ф.И.О. полностью;
- табельный номер (надо признать, на этот реквизит реже всего обращают внимание);
- должность (в соответствии со штатным расписанием, трудовым договором), к примеру, если в штатном должность «инженер по тепловым сетям», а в авансовом отчете будет написано просто «инженер» это уже ошибка;
- назначение аванса (оно указано обычно в заявлении работника на выдачу аванса или в приказе руководителя).
Как предотвратить ошибки
Один из вариантов: утвердить локальные акты по подотчету. Да, мы в курсе, что это необязательно. Однако только документ с четко прописанным регламентом работы со средствами, выданными под отчет, со сроками, правилами, регламентом согласования избавит вас от «удовольствия» лицезреть набор «собери сам» от подотчетного лица и его оправдания: «А я откуда знаю как заполнять?».
С таким положением нужно обязательно знакомить всех сотрудников, которым выдаются средства под отчет и подтверждать ознакомление их подписью.
Пропишите в локальном нормативном акте (помимо формы авансового отчета) сроки:
- подачи заявления на выдачу сумм (при необходимости, такое заявление не обязательно по закону);
- рассмотрения и согласования заявления;
- представления отчета (с 30 ноября 2020 г. не действует трехдневный срок его подачи, конкретные сроки устанавливает руководитель, ИП согласно п. 1.3 Указания Банка России от 5 октября 2020 г. № 5587-У);
- проверки и утверждения отчета;
- расчета с подотчетным лицом (выплаты перерасхода, возврата остатка).
Какие чеки принимать к авансовому отчету
Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.
Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.
Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:
- Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
- Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
- Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.
Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:
- Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
- Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
- Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.
Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.
Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.
Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.
Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.
Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.
Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).
Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ.
Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности.
В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих.
При работе с авансовыми отчетами мотивируйте персонал на их точное заполнение и предоставление всех необходимых документов:
- При приеме на работу ознакомьте сотрудников с положениями под роспись (после этого оправдания «я не знал» и «впервые об этом слышу» не рассматриваются).
- Не пожалейте времени на короткую памятку, она избавит от лишних вопросов.
- Напомните об ответственности и последствиях предоставления поддельных документов – снимут не только расходы с организации или ИП, работнику придется отдать 13% от суммы в качестве НДФЛ и возместить ущерб работодателю (возможно в судебном порядке).
Можно ли учесть расходы, если к авансовому отчету приложен чек ККТ без QR-кода?
Изменения по подотчетным суммам в 2022 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.
Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.
Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса. Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):
Как уже было отмечено, такие расходы могут быть включены в состав расходов налогоплательщика только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов. Аналогичное мнение было высказано контролирующими органами в Единой базе в подкатегории 103.17.
Авансовым отчетом называется документ, составляемый в бумажной или электронной форме, где сотрудник описывает произведенные в интересах компании траты и подтверждает их первичными документами (чеками, квитанциями). Готовая бумага предоставляется в сроки:
- сотрудник приходит к кассиру с приказом о выдаче средств под отчет, составленным в произвольной форме и подписанным руководителем фирмы.
- кассир проводит сверку расчетов и выдает нужную сумму.
- работник едет в командировку или совершает иные траты, для которых предназначались деньги.
- по прибытии в трехдневный период он отчитывается по совершенным расходам перед бухгалтерией, сдает излишек (если он имеется) в кассу.
Москве от 19.05.2004 N 29-12/34067, Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1). В свою очередь, частью 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ.
В случае если полное наименование ИП не вмещается в приобретенный бланк, то необходимо самостоятельно или с помощью типографии разработать и распечатать подходящие формы документа. Количество и наименование реализованных товаров или оказанных услуг/работ.
Образец заполнения авансового отчета в 2021 — 2022 годах
Изменений по авансовым отчетам в 2021 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:
- «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец»;
- «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
- «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
- «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».
В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.
Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.
Судебная практика по командировкам на личном транспорте
Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.
***
Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».
Как учитывать услуги провоза багажа
В настоящей публикации рассмотрены типичные вопросы по учету аэропортовых услуг. Платная стоянка На практике возможна следующая ситуация. Работник направлен в командировку. Чтобы вовремя добраться до аэропорта, работник был вынужден использовать свой автомобиль, который ему придется оставить на платной стоянке в аэропорту. Возникает вопрос: можно ли предусмотреть во внутренних документах организации компенсацию данных затрат, как иных командировочных расходов, если в связи с поздним вылетом у сотрудника нет возможности добраться до аэропорта на общественном транспорте? При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику в том числе стоимость проезда и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. НК РФ для принятия в состав расходов, уменьшающих прибыль для целей налогообложения, затраты должны соответствовать следующим критериям: 1) экономическая обоснованность; 2) документальное подтверждение; 3) связь с деятельностью, направленной на получение дохода. Документальным подтверждением являются документы, подтверждающие факт совершения расходов: чеки, счета, квитанции и т.п. Что же касается экономической обоснованности, подтвердить соблюдение данного критерия может быть проблематично. Наличие упаковки не является обязательным требованием при сдаче багажа в аэропорту, поэтому у контролирующих органов могут возникнуть сомнения относительно того, что рассматриваемые затраты можно назвать экономически обоснованными. Эти предметы, как правило, можно взять с собой в салон самолета. Какой багаж нужно оплачивать отдельно? Если вы купили билет по «безбагажному» тарифу, то придется заплатить за чемодан, который не подходит под параметры «ручная кладь». То есть, если он больше по габаритам или по весу, содержит предметы и вещества, которые не разрешены к провозу на борту.
Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.
ВАЖНО!
Если работник заболел, например, в день возвращения либо на следующие сутки, сотруднику был выписан больничный лист, то в таком случае он должен отчитаться в течение 3 рабочих дней с момента, когда листок нетрудоспособности будет закрыт официально.
В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».
Какие чеки приложить к авансовому отчету
В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2020 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:
- наименование организации и ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
- наименование документа и признак расчета;
- регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
- адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
- номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
- форма расчета;
- ставка и сумма НДС;
- система налогообложения;
- код товара.
Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.
Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?
Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.
К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2020 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
- С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.
Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Исключение — возвращение из командировки. В данном случае подотчетник обязан отчиаться в течение 3-х дней.
За нарушение срока работника можно наказать материально.
Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».
- Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».
- Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
- Утверждается руководителем.
- В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.
Изменений по авансовым отчетам в 2021 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:
- «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец»;
- «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
- «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
- «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».
Кассовый чек в 2021 году: что нужно знать бизнесу
Итак, что должен содержать кассовый чек в 2021 году? Обновленный список основных реквизитов, которые в обязательном порядке должны указываться в чековой квитанции при расчете с покупателями, регламентирован пунктом 1 статьи 4.7 Федерального закона № 54. В каждой квитанции покупатели должны увидеть следующую информацию:
|
|
Наличие вышеперечисленных реквизитов в чеке обязательно при расчетах потребителей. Кроме того, квитанции могут содержать дополнительную информацию, в зависимости от особенностей деятельности, которую ведет продавец. Так, к примеру, предприятия и ИП на ОСН печатают в чеках сумму НДС, а продавцы маркированной продукции обязаны напротив названия указывать специальный знак. Внимательно проверьте, все ли перечисленные реквизиты содержатся в ваших чеках.
Кассовые чеки без QR-кода не применяют для подтверждения расходов
1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ 2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис». 2.2.
Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику. 2.3.
Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.
- кассовые. Подтверждают покупку товаров или оплату услуг. Кассовые чеки – это первичные документы, в которых обязательно указываются такие реквизиты, как название, дата, Ф.И.О. и подпись продавца, проведённые операции, количество и цена наименований, итоговая стоимость. Чеки нельзя принимать, если в перечне покупок указаны обобщённые названия, например, канцтовары;
- товарные. Должны содержать реквизиты, которые обязательны для всей «первички». Иногда прикрепляются к кассовым, так как важно, чтобы дата и сумма совпадали;
- квитанции ПКО. Это чеки, которые подтверждают оплату, но не её получение. Тут потребуется предоставить накладную или акт выполненных работ;
- бланки строгой отчётности. К этой категории относятся квитанции, абонементы, путёвки и талоны.
Выдача денег предприятием лицу, с которым оформлены трудовые отношения, – обычная практика.
Средства, выдающиеся компанией с помощью бухгалтерии, передаются под отчёт. Целевое использование денег подтверждается соответствующими документами, которые проверяются контролирующими органами. Не кажется странным, что многих лиц, ответственных за авансовый отчет, волнует вопрос, какие чеки принимаются к учёту.
Важно понимать особенности каждого, чтобы не наделать ошибок, которые потом могут негативно отобразиться на заработной плате.
Не запутаться в них поможет наша статья.
В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет Статья 29 ФЗ № 402: отчет необходимо хранить 5 лет Приказ Минкультуры № 558: госорганизациям следует хранить отчеты 5 лет Итоги В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:
Чтобы обезопасить себя, стоит сделать копию или сфотографировать чек, сохранив его в облачном приложении. УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ Для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, поэтому в идеале необходимо приложить к отчету еще и товарный чек, который подробно детализирует расходы.
Такое мнение часто высказывают лекторы на различных семинарах. Они ссылаются на письмо Минфина России от 18.02.19 № 03-03-06/1/10344.
В этом документе говорится, что в общем случае кассовый чек подтверждает только факт расчетов с продавцом, но не обосновывает экономическую целесообразность покупки.
И только если добавить в чек дополнительные реквизиты (какие именно, авторы не уточнили), то с его помощью можно не только подтверждать расчеты, но и обосновывать расходы (см. «Налог на прибыль: когда кассовый чек является основанием для учета расходов»).
Лекторы полагают, что речь в данном письме идет о дополнительных реквизитах, которые вводятся с июля для расчетов между компаниями и ИП.
Получается, что если подотчетное лицо не представит доверенность с реквизитами организации (или ИП), продавец пробьет ему чек без дополнительных реквизитов. А с помощью такого чека нельзя обосновать расходы и отразить их в налоговом учете.
Следовательно, с июля 2019 года доверенность становится обязательным атрибутом при походе подотчетника в магазин, ведь без нее нельзя списать стоимость покупки на расходы.
Бесплатно сдать отчетность по налогу на прибыль через интернет
Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, для признания расходов в налоговом учете необходимо выполнение двух условий: обоснованности и документального подтверждения затрат.
Кассовый чек обеспечивает лишь второе условие, то есть подтверждает оплату. А для соблюдения первого условия — обоснования затрат — чек не годится.
Именно об этом напомнили чиновники в упомянутом выше письме Минфина № 03-03-06/1/10344.
Товарный чек является документальным подтверждением проведенного расчета: как наличного, так и безналичного.
Также бумага может быть с легкостью получена представленными ниже субъектами, в отличие от бланка строгой отчетности:
- представителем юридической компании;
- предпринимателем;
- физическим лицом.
Товарный чек выдается исключительно по требованию самого клиента, о чем свидетельствует ФЗ-54 и является одним из базовых. Также указывается конкретный момент, когда клиентом может быть истребован данный документ – после непосредственного совершения покупки товара или услуги.
Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.
Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.
Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов
будет неизменным. К ним относят:
- суточные;
- проезд;
- проживание в гостинице;
- иные расходы, утвержденные во внутреннем положении организации.
Также дополнительно учитывают расходы на:
- оформление загранпаспорта, визы;
- взносы за право проезда и выезда транспорта;
- если работник командирован на личном автомобиле, соответственно оплачивают бензин.
Товарными чеками чаще всего удостоверяют покупки стройматериалов, хозяйственного инвентаря, автомобильных запчастей. Бухгалтеры опасаются принимать их в качестве самостоятельных оправдательных документов без чеков ККМ. Между тем со стороны продавцов нарушений в виде неприменения контрольно-кассовой техники могло и не быть. Ведь в п. 3 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ) перечислены виды деятельности, при осуществлении которых ККМ разрешено не использовать.
В частности, кассовые аппараты не требуются:
- при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках;
- при торговле вне помещений на открытых прилавках рынков и ярмарок в условиях, не обеспечивающих сохранность товара торговых мест.
В этих случаях товарный чек имеет самостоятельное значение и не должен расцениваться как приложение к кассовому чеку. Эту позицию подтверждает ст. 493 Гражданского кодекса. В ней сказано, что договор розничной купли-продажи считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. Значит, товарный чек может выступать полноправным оправдательным документом, удостоверяющим наличный расчет. Эту точку зрения подтверждает Минфин России в Письме от 11 февраля 2009 г. N 03-11-06/3/28.
Подотчетными деньгами можно расплатиться с физическим лицом, не зарегистрированным в качестве предпринимателя. Приведем примеры: закупка сельхозпродукции у населения, автомобильные перевозки, проживание в частном секторе во время командировки. В таких случаях расходы подотчетного лица удостоверит расписка гражданина в получении денег. Юридическое лицо в ней упоминается, если только «подотчетник» действует на основании доверенности.
Расписка составляется по правилам, установленным Законом N 129-ФЗ для первичных учетных документов. В отношении гражданина, получившего оплату, указывают: фамилию, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства и ИНН (при наличии).
КБК – 2022: системные разъяснения Минфина России
Появился новый вид КОСГУ 139 «Доходы от возмещений Фондом социального страхования РФ расходов». Для чего он будет использоваться? Это доходы от возмещения расходов на предупредительные меры по сокращению травматизма, на санаторно-курортное лечение работников, которые заняты на вредных и опасных работах. Код нужен для того, чтобы отдельно фиксировать поступления от Фонда социального страхования, которые идут в качестве внереализационных доходов от возмещения предупредительных мира. То есть применение данного кода — это более мелкая детализация восстановления ранее перечисленных денежных средств и идентификации их в качестве внереализационных доходов.
- Скачайте шпаргалку-презентацию по всем изменениям КВР и КОСГУ с 2021 года.
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
КВР и КОСГУ с 2021 года 1.6 МБ
Изменения в порядке применения КОСГУ
В том случае, если медосмотр работников предусмотрено планом работы государственного (муниципального) учреждения, то средства на него выделяются по коду видов расходов 244. А КВР 112 применяется при компенсации трат сотрудникам, которые прошли данную процедуру самостоятельно.
Если организация заключила договор с учебным заведением, то оплата обучения работников в бухгалтерских отчетах проходит по КВР 244, но компенсацию проездных билетов записывается под КВР 112.
В Приказе №65н указано, что выплату выходного пособия по случаю увольнения работника, которое не связано с реорганизацией либо ликвидацией государственного (муниципального) учреждения, необходимо проводить по КВР 112. По такому же коду вида расходов выделяется и единовременное пособие работнику, который увольняется, если причина не связана с сокращением штата. В противных случаях используются КВР 111 или 133.
Согласно действующему законодательству, при увольнении работника ему должна быть выплачена зарплата за все отработанные, но еще не оплаченные дни, и компенсация за каждый неиспользованный отпуск. В Указаниях №65н Минфина сказано, что эти расходы должны проходить как КВР 111 «Фонд оплаты труда учреждений», который соответствует 211 «Заработная плата» КОСГУ.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
С 1 января 2020 года возмещение суточных сотрудникам учреждения должно отражаться по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» в увязке с подстатьей 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. Другие расходы в части возмещения командированным сотрудникам будут учитываться по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Расходы учреждений на выплаты физическим лицам, привлекаемым для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, начиная с 2020 года будут отражаться по КВР 113 в увязке с подстатьей 226 КОСГУ.
Порядок применения КВР и статей (подстатей) КОСГУ при предоставлении гарантий командированным сотрудникам в натуральной форме (путем заключения договоров от имени учреждения) в 2020 году останется прежним.
Прежним останется и порядок отражения расходов в рамках заключенных учреждением договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках – применяется КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьями 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.
В 2020 году доходы от предоставления неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации учитывались по подстатье 128 КОСГУ. С 2020 года эта подстатья стала подстатьей 129 КОСГУ.
А подстатья 128 КОСГУ переименована. С 2020 года она называется «Доли в прибылях (убытках) объектов инвестирования» и на нее относятся операции, отражающие финансовый результат инвестиций в ассоциированные организации в виде прибыли (убытка), приходящейся (приходящегося) на долю публично-правового образования и (или) автономного учреждения в капитале указанной организации.
Для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете кассовых поступлений и (или) выбытий денежных средств (их эквивалентов) данная подстатья КОСГУ не применяется.
Минфин скорректировал таблицу увязок КВР и кодов КОСГУ на 2021 год
Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):
- сохранить за работником место работы (должность);
- выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);
- в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;
- возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.
Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей). Об этом говорится в п. 2 Положения № 749[1], которым руководствуются все работодатели без исключения при командировании своих работников как внутри страны, так и за ее пределы. Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя. Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).
Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:
- беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
- работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
- работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):
- на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;
- на работников, имеющих детей-инвалидов;
- на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).
Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729[2]. Приведем их:
|
Вид расходов |
Нормы возмещения командировочных расходов* |
|
|---|---|---|
|
При наличии подтверждающих документов |
При отсутствии подтверждающих документов |
|
|
Оплата проезда |
Не выше стоимости проезда: а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда; б) водным транспортом – в каюте в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса; г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси) |
В размере минимальной стоимости проезда: а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда; б) водным транспортом – в каюте в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа |
|
Суточные выплаты |
100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке |
|
|
Оплата найма жилого помещения |
Не более 550 руб. в сутки |
12 руб. в сутки |
* Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).
Изменения в авансовых отчетах в 2022 году
Авансовым отчетом называется документ, составляемый в бумажной или электронной форме, где сотрудник описывает произведенные в интересах компании траты и подтверждает их первичными документами (чеками, квитанциями). Готовая бумага предоставляется в сроки:
- сотрудник приходит к кассиру с приказом о выдаче средств под отчет, составленным в произвольной форме и подписанным руководителем фирмы.
- кассир проводит сверку расчетов и выдает нужную сумму.
- работник едет в командировку или совершает иные траты, для которых предназначались деньги.
- по прибытии в трехдневный период он отчитывается по совершенным расходам перед бухгалтерией, сдает излишек (если он имеется) в кассу.