Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выездные и камеральные проверки ФСС и ПФР». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Регламент проведения выездных проверок обязывает ревизоров следовать четкому порядку действий. Нарушение документооборота или сроков влечет оспаривание результатов налогоплательщиком и отмены решения. Проверка осуществляется на основании решения территориального отделения ФСС.
Виды проверок со стороны ФСС
Существуют камеральные и выездные проверки ФСС: в первом случае инспекторы проверяют сданную предпринимателями отчетность, а во втором – приходят с визитом в офис компании вместе с представителями налоговой службы.
Выездные проверки могут быть плановыми и внеплановыми:
-
плановые визиты проводят на основании годового графика: в план могут попасть любые компании, вне зависимости от масштаба деятельности или численности штата;
-
внеплановые визиты – это результат жалоб, поступивших от бывших или нынешних сотрудников, а также ошибок или неточностей, найденных в отчетности в ходе камеральных проверок.
Проведение повторных проверок
Ревизоры ФСС при проверке страховых взносов выездного характера основываются на положениях ст. 35 ФЗ № 212-ФЗ. Статья определяет порядок оформления, сроки, возможность продления или приостановки мероприятия и другие нюансы. Особое внимание уделено возможности повторной проверки, проводимой в случаях:
- Инициации мероприятия вышестоящим органом Фонда. Цель проверки – контроль над качеством действий ревизоров, в ходе которых могут быть выявлены недочеты с последующими доначислениями.
- Подачи налогоплательщиком уточненного расчета, в результате которого уменьшена сумма к уплате в бюджет. Контролю подвергается период, по результату которого представлен уточненный расчет.
Для проверок с включением в план отбираются предприятия, допустившие нарушения или имеющие солидные расходы социального характера.
Сроки и этапы проведения проверок ФСС
Каждый этап мероприятия контроля имеет сроки, оговоренные законодательством. Окончание проверки оформляется справкой и актом, на составление которого отводится 2 месяца. К акту проверки с выявленными нарушениями должны прилагаться подтверждающие документы – копии форм первичного учета.
| Этап проверки | Срок оформления |
| Проведение проверки | 2 месяца |
| Составление справки | Последний день проверки |
| Оформление акта | 2 месяца |
| Опротестование налогоплательщиком | 15 дней |
| Принятие решения | 10 дней |
| Вступление решения в силу | Через 10 дней после подписания |
| Направление требования | После вступления в силу решения |
Сроки проведения проверки
Срок проведения проверки определяет руководитель отделения ФСС РФ. При этом он учитывает (п. 2 Методических указаний):
- объем документов, которые следует проверить;
- численность сотрудников организации;
- местонахождение организации.
Если компания не имеет филиалов и представительств, то проверять ее будут не более одного месяца. Проверка каждого филиала или представительства увеличивает срок ревизии, но не более чем на месяц.
Однако по решению управляющего отделением ФСС РФ срок ревизии может быть продлен еще на месяц, а в исключительных случаях — на два месяца (п. 7 Методических указаний). Одно из возможных оснований увеличения срока проверки указано в п. 10 Методических указаний. Так, если компания не может в установленный десятидневный срок представить документы, которые запросили специалисты ФСС РФ, руководитель фонда вправе продлить срок представления документов или отказать в его продлении, о чем составляется отдельный документ (Приложение 7 к Методическим указаниям).
Обратите внимание: руководитель отделения ФСС РФ вправе приостановить проведение проверки.
Примечание. Причины, по которым проверка может быть приостановлена
В каких случаях проверка может быть приостановлена, Методические указания не уточняют. По аналогии со ст. 89 Налогового кодекса можно предположить, что приостановка проверки допустима, например, в случае необходимости:
- получения от иных лиц документов, содержащих информацию о страхователе;
- проведения экспертизы;
- перевода документов на русский язык.
Чтобы узнать, в каком порядке проводится выездная проверка ФСС, обратимся к ст.ст. 26.16-26.19 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Выездная проверка проводится на территории страхователя на основании решения руководителя территориального органа. В исключительных случаях, если страхователь не сможет предоставить помещение для проведения проверки, тогда она может проводиться по месту нахождения ФСС.
В ходе выезда проверяется, что исчисления страховых взносов произведены правильно и своевременно уплачены, а также, что расходы на выплату страхового обеспечения произведены правомерно.
Период, за который проводится выезд к ИП или организации, не может быть более 3-х лет. Выездные проверки должны проводиться не чаще 1 раза в 3 года. Срок процедуры не должен превышать 2-х месяцев. В отдельных случаях срок может быть продлен до 4-х или 6-ти месяцев.
Непосредственно порядок проведения выездной проверки ФСС заключается в следующем:
- выносится решение руководителем ФСС о проведении ревизии
- выездные лица фонда социального страхования, проводящие проверку, чтобы получить доступ в помещение страхователя обязаны предъявить служебные удостоверения и решение о проведении надзора
- в ходе процесса должностные лица вправе истребовать у страхователя необходимые документы
- после проверки составляется справка и в течение 2-х месяцев должен быть составлен акт результатов контроля, который в течение 5 рабочих дней должен быть вручен страхователю
- после получения акта страхователь при несогласии с ним вправе представить в течение 15 рабочих дней возражения
Кто рискует попасть в «чёрный список»?
В письме ПФР и ФСС есть критерии отбора, по которым проходила выборка для проведения проверки в 2011 году. На эти критерии контролирующие органы и ориентируются:
- несоответствия расчетов по формам РСВ-1 в ПФР и 4-ФСС в ФСС;
- у фирмы есть расходы, финансируемые за счет средств ФСС РФ (например, пособия по временной нетрудоспособности за счет ФСС);
- отчетность не предоставлялась в срок;
- организация произвела работнику выплату, которая не облагается страховыми взносами, например, материальную помощь в значительном размере;
- применение льгот на уплату страховых взносов;
- задолженность по взносам больше двух отчетных периодов подряд;
- суммы начисленных страховых взносов уменьшились по сравнению с предыдущим отчетным периодом, а численность сотрудников осталась прежней;
- неоднократное предоставление корректировок;
- налоговая может донести в ПФР об участии в схемах минимизации сумм страховых взносов, если заподозрит подобное.
Таким образом, если под большую часть критериев плательщик страховых взносов попадает, то вероятно, что ПФР и ФСС захотят его «навестить».
Проведение повторных проверок
Ревизоры ФСС при проверке страховых взносов выездного характера основываются на положениях ст. 35 ФЗ № 212-ФЗ. Статья определяет порядок оформления, сроки, возможность продления или приостановки мероприятия и другие нюансы. Особое внимание уделено возможности повторной проверки, проводимой в случаях:
- Инициации мероприятия вышестоящим органом Фонда. Цель проверки – контроль над качеством действий ревизоров, в ходе которых могут быть выявлены недочеты с последующими доначислениями.
- Подачи налогоплательщиком уточненного расчета, в результате которого уменьшена сумма к уплате в бюджет. Контролю подвергается период, по результату которого представлен уточненный расчет.
Для проверок с включением в план отбираются предприятия, допустившие нарушения или имеющие солидные расходы социального характера.
Какие документы может требовать ФСС при выездной проверке
Для проведения проверки сотрудники территориального отделения ФСС затребуют от плательщика страховых взносов копии документов, которые необходимы для проверки (п. 1 ст. 26.18 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Это могут быть копии:
- расчетно-платежных ведомостей;
- больничных листов;
- договоров гражданско-правового характера;
- документов, необходимых для оформления пособий;
- табелей учета рабочего времени;
- трудовых книжек;
- документов о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
- материалов специальной оценки условий труда и т. п.
Как оформляют результаты проверок
Результаты камеральной и выездной проверки сотрудники фонда оформляют по-разному.
Если по итогам камеральной проверки сотрудники ФСС не нашли ошибки, то акт проверки они не составляют и о таких результатах плательщику не сообщают. Если же есть нарушения, то проверяющие составляют акт камеральной проверки в течение 10 рабочих дней со дня ее окончания (п. 1 ст. 26.19 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Для выездной проверки иначе. В последний ее день проверяющие составляют справку о проведенной проверке. Далее в течение двух месяцев с этой даты сотрудники ФСС оформляют акт выездной проверки.
Не согласны с актом проверки или его отдельными частями? Тогда в течение 15 рабочих дней со дня получения акта можете представить в территориальное отделение фонда свои письменные возражения (п. 5 ст. 26.19 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Руководитель или заместитель руководителя территориального отделения фонда обязан сообщить плательщику взносов о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Он обязан сделать это, даже если возражений нет. Такой вывод следует из пункта 2 статьи 26.20 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
По результатам рассмотрения материалов проверки руководитель или заместитель территориального отделения ФСС выносит одно из двух возможных решений:
- о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
- об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения.
Решение принимают в течение 10 рабочих дней по истечении срока, отведенного на подачу возражений по акту (п. 1 ст. 26.20 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Решение территориального отделения фонда можно обжаловать в региональном отделении или в суде. Причем сделать это можно как одновременно, так и последовательно (п. 1–3 ст. 26.21 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Проверка больничных листов
Проверка больничных листов сотрудниками ФСС осуществляется с особой тщательностью, так как они являются единственным подтверждением того, что работнику необходимо выплатить пособие. Проверяют листы как при камеральной, так и при выездной проверке. Что именно проверяет ФСС в больничных:
- Соответствует ли бланк больничного Госстандарту и не является ли подделкой;
- Наличие печати и подписи врача на больничном (они должны быть четкими и разборчивыми);
- Правильность заполнения (как о работнике так и об организации все сведения должны быть четко заполненными). Если в больничном есть ошибки, то они должны быть заверены требуемым способом.
Ответственность работодателя
Штрафы, которые могут быть назначены ФСС предусмотрены в законе №125-ФЗ и в КоАП РФ. За просрочку в предоставлении расчета по взносам штраф взимается в размере 5% от страховых взносов за три месяца последних в расчетном периоде. При этом должен соблюдаться как максимальный, так и минимальный лимит – соответственно, не более, чем 30% от указанной суммы, но не менее 1000 рублей.
Рассмотрим административную ответственность для работодателя в случае нарушения требований законодательства РФ относительно предоставления определенных документов:
| Нарушение | Штраф, рублей |
| За нарушение срока предоставления сведений в ФСС по открытию/закрытию р/счета в банке | 1000 – 2000 |
| За несвоевременное представление расчета по НС и профзаболеваниям | 300 – 500 |
| Отказ от предоставления или несвоевременное предоставление сведений, запрашиваемых в ходе проверки, а также предоставление сведений не в полном объеме или с ошибками | 300 – 500 |
Штрафы и санкции при выявленнии нарушений
Налогоплательщики, в учете которых выявлены нарушения, привлекаются к ответственности. При отсутствии своевременно представленного расчета влечет наложение санкций в размере 5% от суммы, начисленной к уплате по расчету за каждый полный и неполный месяц. Уклонение от представления расчета в электронном виде влечет наложение штрафа в размере 200 рублей.
Несвоевременная уплата взносов, возникшая при занижении налоговой базы, влечет уплату санкций в размере 20% (40% при умысле) от величины не уплаченного взноса. Если предприятие уклоняется от подачи документов для проверки, штраф за каждую не представленный документ налагается в размере 200 рублей. Дополнительным минусом может быть доначисление по аналогу – данным предприятия, имеющем примерные показатели ведения деятельности.
Начиная с 2015 года Фондом могут проводиться повторные проверки. В случае обнаружения нарушений, не выявленных при первоначальной проверки, на налогоплательщика не налагаются санкции.
После получения требования о предоставлении документов у вас есть десять дней для их подготовки и предоставления. Не уложившись в этот срок, вы рискуете нарваться на приостановку проверки и/или штраф. Если у вас есть веские причины, по которым вы не успеваете, сообщите инспекторам об этом в письменном виде, не забыв сказать про причину и обновленные сроки предоставления. Инспекторов фондов интересуют разные вещи, поэтому они требуют разные данные. Мы рассказываем, какой перечень документов готовить для проверки предприятия ФСС:
- Больничные листы и листы нетрудоспособности.
- Гражданско-правовые договоры с физическими лицами. Инспекторам особенно интересен вид и предмет договора.
- Данные об учете рабочего времени.
- Данные по аттестации рабочего пространства.
- Данные по расследованиям производственных травм и болезней.
- Документы, на которых основываются решения о выдаче пособий.
- Заявления и приказы по родам, беременности, отпуску и приему на работу.
- Расчетные ведомости по зарплате.
- Трудовые книжки, личные карточки и другие кадровые документы. События трудовой жизни работника, которые отражены в книжке (включая премии и зарплаты), сравниваются с остальными кадровыми данными.
Кроме того, инспекторы могут захотеть просмотреть кассовые, банковские документы, сами расчеты по начислению и оплате страховых взносов. Данные налогового и бухгалтерского учета покажут инспекторам, используете ли вы схемы минимизации начисления взносов. Не забудьте проверить наличие и правильность подписей и подать документы в аккуратном виде. Неотъемлемая часть подготовки документов – подготовка аргументов для защиты документов, которые потенциально вызовут сомнения и подозрения инспекторов.
Заодно уберите все остальные документы подальше от инспекторов. Им лучше не видеть того, что может вам аукнуться, а также пометок и черновиков. Если инспекторы хотят взять с собой документы «поработать», не позволяйте им: они не имеют на это права. В таком случае можете дать копии с подписью руководителя и печатью.