Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заверить трудовую книжку в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.
Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.
Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.
Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.
Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.
Процесс заверки книжки при отсутствии работы
Могут возникнуть такие случаи, когда процесс заверки копии трудовой книжки необходим, если человек нигде не работает. Очень часто данная необходимость возникает у пенсионеров. Причем запись в копии трудовой книжки «работает по настоящее время», естественно, не ставится.
Первый шаг – сделать ксерокопию всех страниц оригинала, после чего нужно пойти на последнее место работы и обратиться в бухгалтерию. Либо бухгалтер, либо кадровик осуществит всю дальнейшую процедуру заверения согласно действующему законодательству. На последней же странице будет указана та причина, по которой сейчас человек не работает. Бывают случаи, когда у владельца трудовой книжки нет возможности заверить копию этого документа. Тогда он может обратиться за процедурой к нотариусу.
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш.
В чем заключается его верное оформление:
- начальник выдает вкладыш, если листы для записи закончились (на полях и внизу страниц писать запрещается);
- титульный листок заполняют по дате, когда выдан сам вкладыш, а не по дате, когда была заведена трудовая;
- данные о работнике должны быть в соответствии с настоящим моментом, ведь с момента получения трудовой книжки могло произойти множество изменений в сведениях (изменение фамилии, новые данные об образовании и т.д.);
- на титульном листе внизу должна стоять подпись работодателя и печать должностного лица или самой организации;
- сам вкладыш должен быть подшит к основной трудовой книжке, на первый лист должна быть вынесена информация о всех добавленных листах, а еще написаны серия и номер данного свидетельства.
Процесс заверки книжки при отсутствии работы
Могут возникнуть такие случаи, когда процесс заверки копии трудовой книжки необходим, если человек нигде не работает. Очень часто данная необходимость возникает у пенсионеров. Причем запись в копии трудовой книжки «работает по настоящее время», естественно, не ставится.
Первый шаг – сделать ксерокопию всех страниц оригинала, после чего нужно пойти на последнее место работы и обратиться в бухгалтерию. Либо бухгалтер, либо кадровик осуществит всю дальнейшую процедуру заверения согласно действующему законодательству. На последней же странице будет указана та причина, по которой сейчас человек не работает. Бывают случаи, когда у владельца трудовой книжки нет возможности заверить копию этого документа. Тогда он может обратиться за процедурой к нотариусу.
Как можно переквалифицировать статью
Уполномоченное лицо по ведению и хранению трудовых книжек сделает заверенную копию в установленном порядке и сделает выписку из трудовой книжки.
Из комментариев: Я не работаю, трудовая книжка на руках. У нас средний ребенок-инвалид, муж берет на работе выходные дополнительные по уходу за ребенком-инвалидом, ему на работу нужно предоставить копию моей трудовой книжки заверенную. Кто должен ее заверять???
Трудовую книжку заверяет работодатель или уполномоченное лицо по ведению и хранению трудовых книжек. Если Вы не работаете то и заверить Вам ее некому.
Право заверять трудовые книжки имеет начальник или директор вашего предприятия, а также начальник отдела кадров. На небольших предприятиях право заверения имеет также главный бухгалтер.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров.
Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.
Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.
В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Как заверять копию трудовой книжки
В трудовой книжке специалиста кадровик ставит номер порядковой записи и дату приема на работу по совместительству после записи об основной должности. В сведениях о работе указывается должность, структурное подразделение, в которое принят сотрудник. Обязательно прописывается, что данная работа является для него совмещением. Основанием записи служит приказ о приеме на дополнительную должность, кадровик пишет его номер и дату.
Кадровик основного места работы делает запись в трудовой книжке сотрудника о приеме его на работу по совместительству, основанием которой является один из представленных документов. Причем указывается полное наименование организации, название должности и структурного подразделения дополнительного места работы. Справку на фирменном бланке о работе по совместительству работнику рекомендуется хранить в трудовой книжке и предъявлять, когда потребуется.
Как правильно сделать записи в трудовой книжке об увольнении
Такой документ, как трудовая книга, фиксирует всю информацию о том, где велась рабочая деятельность в течение всей жизни. Это документ, который показывает общий стаж работы. В нем указываются даты принятия человека на работу, и делаются записи об увольнении.
Последнее время очень часто поднимается вопрос об отмене таких книжек по причине оформления работодателями работников согласно условиям ТД. Все данные о налоговых отчислениях передаются и фиксируются в ПФ РФ.
На сегодняшний день существует достаточно много поддельных книжек и записей в них. Однако, несмотря на это, данный документ все также действует, и об отмене его пока речь не идет.
Первые трудовые книги были выпущены советским правительством в 1919 году. В то время такая книжка заменяла удостоверение личности, в нее вносились все данные об общественных работах, трудовой деятельности, браке, воинской службе. В 1922 году трудовые книжки были отменены, а в 1938 году правительство СССР утвердило постановление «О введении трудовых книг». Получить такой документ можно было на производстве. И неизменными такие книжки оставались до 1973 года (последние изменения пришлись на 2003 год).
Трудовая книжка российская была выпущена в 2004 году. На ней советский герб поменяли на российский, цвет обложки изменили на серый. Количество страниц увеличили до 44. Средства защиты от фальсификата были усовершенствованы.
Когда может понадобиться заверенная копия трудовой книжки?
Лицо может потребовать данные из ТК, если ему необходимо подтвердить официальное место работы, стаж и факт получения постоянного дохода:
- необходимость получить кредит (займ). Банк должен проверить, реально ли трудоустроен заявитель;
- получение визы для поездки за границу. Консульство заинтересовано в том, чтобы туристы добросовестно возвращались домой по окончании срока визы. Работа признается источником дохода, ради которого стоит вернуться;
- оформление пенсии, пособий, льгот. Электронные базы данных, например, Пенсионного фонда появились не так давно. Поэтому необходимость подтверждения факта занятости многолетней давности может возникнуть;
- расторжение брака, назначение алиментов. Трудоустройство отца или матери играет роль при определении, с кем из родителей останутся дети. Копия ТК отца является поводом для назначения алиментов;
- подача резюме. Потенциальный работодатель из предоставленной копии ТК узнает все об опыте соискателя.
Как заверить трудовую книжку работает по настоящее время — образец
Работники часто просят кадровиков сделать копию трудовой книжки. Копия может потребоваться для получения кредита в банке и для изготовления загранпаспорта. Копию трудовой книжки нужно особым образом заверить и поставить печать работодателя. Как это правильно сделать расскажем в статье.
Что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию трудовой книжки? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку. Какие нюансы надо помнить кадровику и как выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем?
Прежде чем рассказать про образец заверения копии трудовой книжки, напомним, что она является собственностью трудящегося, но временно находится у работодателя, который заносит в нее необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, надо не просто попросить сотрудника отдела кадров, а написать на имя начальства соответствующее заявление. Ниже вы можете увидеть образец заявления на выдачу копии трудовой книжки.
Его форма не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя).
Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы оно было подписано лично заявителем.
Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за ксерокопией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно.
Ксерокопия трудовой, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому он должен соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку, а затем приведем образец заверенного бланка.
Как будет происходить заверение трудовой книжки 2018. У всех на слуху грядущие изменения в заверении официальных документов.
С этого года будет утвержден и введен в действие новый государственный стандарт, устанавливающий порядок оформления документов «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97 – 2016).
Примеры записей в трудовой книжке
Трудовая книжка необходима для того, чтобы отразить в ней данные о любой трудовой деятельности человека. Сотрудник, который впервые в жизни работает, получает трудовую книжку от работодателя (ст. 65 ТК РФ). Правила и порядок заполнения этого документами расписаны в “Своде правил о ведении трудовой”. Также в этом постановлении имеются сведения относительно изготовления и печати трудовой и соответствующих бланков. Ко всему прочему, все бланки трудовой книжки представитель компании-работодателя обязан передать сотрудникам, поступившим на работу. Это все регламентировано государственным постановлением правительства России, которое было принято “16” апреля 2004 года. номер постановления 255. Ниже в тексте этот документ будет носить название Правила.
Процедура заверения трудовой книжки в целом зависит от того, насколько большой компанией является та, в которой вы работаете.
В некоторых случаях процесс производится в течение нескольких минут непосредственным директором или работодателем. Тем не менее, если организация крупная, работнику потребуется изначально написать заявление с просьбой заверить трудовую книжку.
Спустя несколько дней процедура будет закончена, когда сотрудник отдела кадров выдаст получателю копию. Проверьте, все ли сделано правильно.
Совсем другая ситуация касается граждан, которые вышли на пенсию или временно сидят без работы. Заверить свою трудовую они могут двумя способми:
- обратившись в отдел кадров последнего места трудоустройства;
- у нотариуса.
Второй вариант предусматривает оказание услуг за определенную плату. Нотариус самостоятельно снимет копии, проставит даты и необходимые подписи. Этот способ считается наиболее предпочтительным.
Как заверять с 01.07.2018
Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но перенесли на год. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 вступили в силу. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.
Рассмотрим первый вариант.
Он не отличается от текущего варианта, в копии по-прежнему указываются:
Второй вариант отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения трудовой книжки в оригинале. Фраза может звучать так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр». Если бы речь шла не о трудовой книжке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.
Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и заверять копии трудовой ею необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):
- заверять копии необходимо только печатью организации;
- она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
- не должна захватывать подпись удостоверяющего;
- может заходить на наименование должности, если не хватает места;
- должна ставиться в специально отведенное место в пометкой МП — «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).