Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевая документация в программе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Срок действия путевого листа
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
- Путевой лист (ПЛ) должны заполнять все юридические лица, включая ИП, которые используют автомобиль в рабочих целях.
- Журнал учёта ПЛ можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
- Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, можно получить штраф.
- Строгой формы для ПЛ нет, но есть данные, которые нужно обязательно указывать. Можно разработать свой бланк и закрепить в учётной политике компании.
- Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
- Можно выдать ПЛ на каждого работника, даже если все они перемещаются на одном автомобиле.
- Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в ПЛ.
- Для учёта топлива лучше руководствоваться нормами Минтранса, но необязательно.
- Путевые листы хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет.
ОПИСАНИЕ ПРОГРАММЫ БУХСОФТ: ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ
БухСофт: ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ – простая программа, которая содержит самые необходимые функции для учета путевых листов для легковых и грузовых автомобилей..
В программе ведется неприрывный процесс увеличения функциональных возможностей, учитываются пожелания пользователей, изменение законодательства, расширяются возможности автоматизации учета путевых листов..
Учет путевых листов
— Добавление неограниченного количества путевых листов
— Ведение справочника грузовых и легковых автомобилей с указанием технических характеристик
— Ведение справочника водителей, с указанием персональных данных
— Учет расходов горючего
— Учет заданий для водителя
— Автоматический расчет времени нахождения в рейсе
Печать путевых листов легковых автомобилей по форме Ф-3 (для организаций) или по форме ПЛ-1 (для предпринимателей)
Печать путевых листов грузовых автомобилей по форме 4-П или по форме 4-С
Печать реестра путевых листов и сводной ведомости расхода горючего
Бланки путевых листов автоматически заполняются и выводятся в формате MS Excel, свободны для редактирования
Сервисные функции
Возможность сортироки списка путевых листов по критерию «Автомобиль» \ «Водитель»
Архивация данных
Автоматическое обновление через Интернет
Бухгалтерские проводки
При обработке путевок бухгалтер может делать следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Операция |
| 10/3 | 60, 76, 71 | Приобретено топливо |
| 19 | 60, 76 | Отражен НДС по топливу |
| 20, 23, 25, 26, 44 | 10/3 | Списано топливо по норме |
| 94 | 10/3 | Списано топливо, израсходованное сверх норматива |
| 73/2 | 94 | Стоимость топлива по перерасходу отнесена на водителя |
Путевой лист легкового автомобиля бланк 2022 на один месяц;
Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.
В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.
Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.
Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- организованная перевозка группы детей;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- перевозка для собственных нужд.
С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.
Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.
*Приказ Минтранса России от 11 сентября 2020 года номером 368 вводится в действие в 2021 году.
Формы путевых листов легковых автомобилей в 2021 году не изменились, усложнилось их заполнение. В соответствии с приказом Минтранса № 368 от 11 сентября 2020года «Об утверждении обязательных реквизитов и порядке заполнения путевых листов».
- Обязательная нумерация путевых листов, серия не обязательно. Путевой лист без номера, будет считаться недействительным.
- Обязательно срок действия путевого листа, так как рабочий день либо 8 либо 12 часов, поэтому срок действия пишем, например: С 15.01.20 по 15.01.20.
- В графе ОРГАНИЗАЦИЯ:
- Путевой лист для ООО: ООО « ОРИОН», ОГРН, телефон, юр. адрес
- Путевой лист для ИП: ИП Лемешев И.Н., ОГРН, телефон. (юр. адрес не нужен)
- В разделе ЗАДАНИЕ ВОДИТЕЛЮ (согласно Устава автомобильного транспорта и наземного электрического транспорта):
- Статья 4 Виды сообщения:
- Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляются в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении
- Статья 5 Виды перевозок пассажиров и багажа. Перевозки пассажиров и багажа подразделяются на:
- Регулярные перевозки
- Перевозки по заказам
- Перевозки легковыми такси
- ГРУЗЫ в виды перевозок не входят.
- В путевом листе такси нужно писать: городской, перевозки легковым такси
- Если перевозка грузов или автомобиль использует только водитель (водителем считается любой сотрудник независимо от должности в компании, который управляет служебным транспортным средством). Тогда нужно писать: городской, нет.
- Статья 4 Виды сообщения:
- В разделе Дата: время выезда с парковки. Диспетчер подпись, расшифровка:
- Подпись, ФИО, время ставится диспетчером такси.
Бланк путевого листа легкового автомобиля 2022
Путевой лист грузового автомобиля ИП в 2022 году не имеет унифицированной формы. Каждый предприниматель имеет право самостоятельно разрабатывать бланк документа. Перечень обязательных реквизитов приведен в Разделе № 1 Приказа Минтранса № 368. При их отсутствии путевой лист ИП грузового автомобиля недействителен и не может быть использован для подтверждения расходов.
К таковым относится:
- Наименование и номер документа.
- Срок действия путевки.
- Информация об автомобиле.
- Информация о водителе.
- Информация о владельце машины.
- Сведения о перевозке.
Если ИП одновременно является и водителем автомобиля, он оформляет документ, указывая себя в качестве собственника и водителя. Ниже скачать бланк путевого листа ИП (примерная форма) могут все посетители нашего сайта.
Постановление Госкомстата содержит унифицированные формы путевых листов, рекомендуемые, но не обязательные к использованию. Согласно информации Минфина №ПЗ-10/2012, организации вправе разрабатывать собственные формы бланков и использовать их в своей деятельности.
При разработке и утверждении бланка путевого листа организация обязана учитывать требования, установленные приказом Минтранса №152 от 18.09.2008 года. В частности, приказ содержит обязательные реквизиты, которые должен содержать банк путевого листа, а также порядок заполнения документа.
Таким образом, субъект хозяйствования вправе использовать как унифицированную форму путевого листа, утвержденную Госкомстатом, так и бланк документа, разработанный специалистами организации с учетом особенностей ее деятельности (при условии полного соответствия требованиям раздела II приказа Минтранса №152).
Приказом №467 от 21.12.2022 года Минтранс внес ряд изменений в обязательные реквизиты путевого листа, а также в порядок заполнения документа. Изменения вступили в силу с 01.03.2022 года. Это значит, что с 01.03.2022 года субъекты хозяйствования должны использовать путевые листы с обновленными реквизитами.
Новый порядок заполнения путевых листов обязаны применять как организации, так и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы.
В рабочем окне окно БухСофт: Путевые листы есть глава, которая обеспечивает работу с реестром и заполненными документами. При надобности вы найдёте формы, которые сохранены в диапазонах «по дате» и отфильтрованы, исходя из поиска. Обратите внимание на тот факт, что все шаблоны, которые созданы в Excel придётся обрабатывать в специфическом софте.
Отредактируйте листы в табличном процессоре Excel, предварительно экспортировав данные в «табличном» виде. Самый лучший вариант обработки данных – это форма. В ней вы вводите серию и номер документов, дату их создания и когда они были составлены. При надобности введите тип автомобиля, ФИО водителя, номер авто по «госту» и гаражный номер.
В отдельных главах внесите информацию об объемах затраченного топлива, время работы транспорта, а также день последнего осмотра авто и список путевых точек. Указывая маршрут, выбирайте собственную «справку» программы.
При потребности воспользуйтесь инструментом, который считает расстояние в реальном времени. Эта операция работает только через интернет.
После внесения информации в соответствующие формы вы сохраняете шаблон или документ, который можно распечатать, используя соответствующую функцию софта. Программа сохраняет данные в архиве и составляет полный перечень всех документов.
- электронные формы созданы просто и позволяют заполнять путевые листы для автотранспорта;
- создание информации по расходу топлива;
- собственная справка с «точками путей», которые редактируются автоматически;
- ведение журнала с рабочими днями водителей;
- удобная и понятная рабочая среда программы;
- обработка документов с разных источников, которые находятся на разных компьютерах.
Как будет выглядеть электронный путевой лист
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
К весне будут утверждены:
- порядок оформления электронных путевых листов;
- порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
В 2022 году предприниматели и организации могут сами устанавливать форму журнала для учета путевых листов. Форма закрепляется в учетной политике организации. Форма устанавливается сроком не более одного года. Журнал обычно включает в себя две части:
1 ЧАСТЬ. Лист с названием организации, кодом ОКПО. Здесь указывают срок ведения журнала.
2 ЧАСТЬ. Таблица с данными: номер путевого листа, дата выдачи ПЛ, водитель, табельный номер водителя, номер транспорта в гараже, подписи ответственных лиц.
Путевой журнал необходимо хранить в течение 5 лет. Для журнала в бумажном виде страницы нумеруются и прошнуровываются. Для электронного — подписываются ЭЦП.
Кто должен составлять путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.
Формы путевых документов можно использовать как государственного образца, так и разработать самостоятельно, указав особенности в учетной политики организации. Каждый подобный документ должен включать в себя определенные реквизиты.
К обязательным реквизитам можно отнести:
- название и номер;
- срок действия;
- информация о владельце транспорта;
- информация о транспорте;
- информация о водителе.
Организациями, предлагающими транспортные услуги, указывается информация о проведении контроля транспортного средства перед рейсом.
Как существует множество разновидностей хозяйственной деятельности предприятий, так и путевые листы отличаются многообразием форм. Путевые листы по существующим формам можно классифицировать в соответствии с видами транспорта, осуществляющего работу. Для легковых транспортных средств:
- 3 – основная;
- ПЛ-1 – протокол для ИП.
Для грузовых транспортных средств:
- 4-П – регистрация работы машин при повременной оплате труда водителя;
- 4С – протокол перевозок при сдельной оплате труда;
- ПГ -1 – запись работы транспортного средства для ИП.
Для перевозки пассажиров:
- 6 – документ для записи работы общественного транспорта (городские маршруты);
- 6 спец. – протокол учета автобусов индивидуального пользования;
- ПA-1 – протокол работы транспорта ИП;
- 4 – форма для работы легкового такси.
Для специального транспорта:
- 3 спец. – основная;
Для автомобильной техники строительного назначения;
- ЭCM-1 – подсчет выполняемой краном работы;
- ЭCM-2 – протокол работ;
- ЭCM-3 – рапорт;
- ЭCM-4 – рапорт-наряд техники;
- ЭCM-5 – протоколы регистрации осуществленной работы строительного транспорта;
- ЭCM-6 – журнал записи;
- ЭCM-7 – справка для выполнения расчета осуществленных работ;
- Лист для автокранов.
Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)
Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.
Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.
Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.
Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.
Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.
Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.
Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.
Для всех стандартных легковых автомобилей применяется исключительно единичная стандартизированная форма под номером 3. А вот грузовой транспорт, как мы уже сказали, рассчитывается по-другому. Здесь используется сразу 3 варианта:
- 4-П. Такой вариант в основном используется для оплаты труда сотруднику, если используется повременной тариф.
- 4-С. А этот выбор применяется к ситуациям, когда водитель осуществляет свою деятельность на основе сдельной оплаты. То есть, каждая отдельная поездка оплачивается в индивидуальном порядке.
- 4-М. Этот бланк становится актуальным, если груз отправляется за границу, тогда используется особая форма.
Похожие записи: