Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать гарантийное письмо о погашении задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По сути документ представляет собой обещание о погашении какой-либо задолженности в полном или частичном объеме. Также обязательно указывается гарантированный срок исполнения. Подобное обязательство используется и для гарантии выполнения работ или услуг, которые уже оплачены.
Официально форма не утверждена. Документ составляется в произвольном виде с учетом общих правил деловой переписки. Есть лишь разница в оформлении. Юридические лица используют фирменный бланк организации, физические — оформляют обязательство на обычном листе формата А4.
Документ по погашению задолженности юридического лица перед контрагентом обязательно содержит следующие данные:
- дату составления и № документа по правилам делопроизводства;
- сведения об отправителе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
- сведения о получателе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
- основную формулировку (гарантия оплаты товара/услуги, выполнения работ по договору и т.п.);
- текстовую часть (ниже приведены образцы);
- подписи ответственных лиц (директора, бухгалтера);
- печать организации.
Текстовая часть составляется произвольно, но обязательно указываются:
- вид задолженности;
- договор, который заключен между поставщиком и получателем (№, дата);
- размер долга к погашению;
- способ оплаты;
- срок оплаты товара/услуги.
Кроме этого, в текст вносят обязательную выплату пени за просрочку платежа в качестве подтверждения гарантии исполнения обещания.
Обязательство, которое составляет физическое лицо, к примеру, индивидуальный предприниматель (ИП), аналогично содержит:
- сведения о получателе (название организации, адрес, телефоны, Ф.И.О. и должность руководителя);
- сведения об отправителе (Ф.И.О., адрес);
- текстовую часть с обещанием уплаты за полученные товары/услуги/выполненные работы;
- размер суммы к погашению, срок, способ перечисления денежных средств;
- подпись составителя;
- дату составления документа.
Понятие гарантийного письма
Таким письменным способом одно лицо волеизъявляет о совершении каких-то действий в адрес другого. Заверение воли на бумаге это гарант для обеих сторон. Унифицированных форм документа не существует. Он составляется сторонами в удобном формате и отображает интересующие их пункты, а также специфику договоренности. Для составления не обязательно обращаться к юристам, хотя такой шаг не будет лишним.
Письмо не дает стопроцентной гарантии по выполнению обещанного. На основании одного сложно требовать выполнение высказываемых притязаний в суде. Но наряду с остальными доказательствами в судебном процессе будут рассматривать и наличие обсуждаемой бумаги.
Следует оценивать благонадежность партнера (или «составителя» гарантийного письма) заранее. Судебные разбирательства требуют дополнительных временных и финансовых затрат. Даже при наличии договора кроме письма. Сейчас есть законные способы избавления от долгов при финансовом неблагополучии человека. Наилучшей гарантией является предоплата (частичная и полная), если речь идет о расплате.
Формировать письмо разрешено в любой момент по желанию сторон. Допускается, что «должник» уже получил блага не в момент подписания документа, а раньше. Для понимания внешнего вида и структуры документа, посмотрите пример или образец гарантийного письма об оплате задолженности.
Составить гарантийное письмо об оплате задолженности по образцу с графиком погашения платежей можно самостоятельно. Но рекомендуется соблюдать правила деловой переписки и заверять его нотариально. Тогда на документ можно опираться в момент свершения сделки и ссылаться в суде. Но стопроцентной гарантии по удовлетворению требований истца не появится при наличии в доказательствах исключительно гарантийного письма.
Преимущества оформления гарантийного письма:
- пропадает потребность в организации сложного договорного процесса с формированием сопутствующей документацией;
- сделка считается законной, если закрепленные на бумаге условия соблюдаются;
- юридически грамотно сформулированный и заверенный документ имеет правовую силу.
Понятие гарантийного письма законодательно не закреплено. Но такое письмо имеет юридическую силу.
Во-первых, в случае просьбы об отсрочке оплаты гарантийное письмо является признанием факта задолженности.
Во-вторых, оно может выступать в роли оферты, если содержит существенные условия договора. Например, если клиент направил вам гарантийное письмо об оплате работ, а вы эти работы выполнили, вы таким образом акцептовали оферту. Если же, наоборот, клиент прислал гарантийное письмо об оплате в ответ на ваше предложение выполнить для него работы, то он таким образом акцептовал вашу оферту.
Как правильно составить письмо, предоставляющее гарантию оплаты долга
Как писать гарантийное письмо? Особых ограничений со стороны законодательства в этом пункте нет, однако гарантийное письмо должно содержать в себе определенный набор информации, а именно:
- Полное указание данных и реквизитов получателя.
- Текст должен содержать максимально подробно изложенную информацию об обстоятельствах, приведших к возникшим правоотношениям между сторонами.
- К документу нелишне приложить сопроводительные документы, которые будут полезны для ознакомления второй стороне.
- При наличии в документе более 1 страницы, они должны быть скреплены и иметь нумерацию.
- При составлении письма в качестве ответа на претензию от второй стороны, необходимо упомянуть об этом тоже.
- Подпись, печать, дата и место составления.
Образец гарантийного письма об оплате задолженности
| Исх. № 210913-2
от «21» сентября 2013 г. |
Директору ООО «Балу» А.Я. Скориковой |
«О поставке продукции»
Просим Вас поставить партию продукции, согласно заявки № 1509 от 15 сентября 2013 г.
Оплату гарантируем произвести в срок до 14 октября 2013 г.
В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.
Наши банковские реквизиты:
ОАО АКБ «Авангард», г. Москва
р/с № 40702810000080100058
к/с 30101810000000000504
БИК 044525202
ИНН 7412573246
КПП 741251001
| Директор ООО «Бебигудс» | Сомов | И.И. Сомов |
| Главный бухгалтер | Голубева | И.П. Голубева |
Гарантийное письмо об оплате: где применяется и как составляется
1. Гарантийное письмо: слово есть, а института нет.
Юридическая судьба гарантийного письма (его ещё называют гарантийным письмом об оплате или об оплате задолженности) весьма туманна.
Гражданский кодекс Российской Федерации не оперирует этим понятием, но в практике частноправовых отношений оно неплохо прижилось и активно используется. Гарантийное письмо это по существу письмо о намерениях, но не предварительный договор. С другой стороны, это такая форма обеспечения исполнения обязательства, но не совсем. С третьей, вроде бы есть договор поручительства, который как раз и призван обеспечить гарантии исполнения обязательств, но субъекты правоотношений продолжают составлять гарантийные письма: им так удобнее.
Более того, существуют даже определённые традиции составления гарантийных писем (об этом мы сегодня поговорим), а также судебная практика по этому поводу.
Итак, в каких случаях гарантийное письмо составляется?
Само слово «гарантийное» подсказывает, что такого рода письмо составляется для заверения в истинности намерений. А потому, во-первых, гарантийное письмо составляется как документальное признание долга по договорам купли-продажи (чаще всего поставки), оказания услуг (выполнения работ), и в нём устанавливаются сроки погашения долга по оплате. Во-вторых, такое письмо может содержать своего рода просьбу продать товар (оказать услугу, выполнить работу) в долг на условиях отсрочки платежа. В-третьих, порой гарантийное письмо подменяет предварительный договор, то есть это бумага, в которой выражается намерение совершить сделку в будущем и это намерение как бы гарантируется.
В практике чаще всего гарантийные письма используются именно в первом значении как инструмент гарантии оплаты.
2. Гарантийное письмо об оплате. Как составить?
Для того, чтобы гарантийное письмо могло породить юридически значимые последствия, важно грамотно его составить. Гарантийное письмо должно быть написано ясно, точно и недвусмысленно давать понять, по какому обязательству, между какими сторонами и в какие сроки будет совершена оплата. Поэтому гарантийное письмо должно составляться по аналогии с гражданско-правовыми договорами и одновременно по канонам деловой переписки. Гарантийное письмо должно содержать:
- Реквизиты адресата и адресанта;
- Отсылку к реквизитам договора, по которому гарантируется оплата (если договор заключён);
- Обязательство по сделке (например, поставка продовольственного товара, выполнение ремонтных работ, оказание образовательных услуг);
- Указание суммы, которая подлежит уплате;
- Срок уплаты суммы (или сроки при рассрочке);
- Реквизиты банковских счетов сторон;
- Подпись руководителя организации или полномочного представителя;
- Дату и номер письма.
Какие ошибки допускают при составлении
Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.
Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии используйте инструкцию и шаблонный образец, как составить гарантийное письмо об оплате поставщику:
- лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
- укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
- установите предельный период для перечисления средств;
- сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
- подпишите у руководителя и главного бухгалтера.
При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.
Зачем нужно письмо-гарантия
Гарантийные письма не входят в перечень обязательных документов для урегулирования споров. Однако стороны по сделке или договору могут сразу предусмотреть выдачу такого бланка, либо позднее оформить его по собственной инициативе. Гарантия может оформляться при следующих обстоятельствах:
- чтобы гарантировать оплату за поставленный товар, если расчет в намеченный срок может оказаться невозможным;
- если возникла просрочка по обязательствам имущественного или денежного характера;
- чтобы отозвать исковое заявление из суда, решить вопрос мирным путем;
- чтобы указать источники, за счет которых организация гарантирует возврат долга;
- в иных целях, в зависимости от условий обязательства.
Когда компании требуется предоставление гарантий?
Итак, рассмотрим ряд наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость составления гарантийного письма:
- Для подтверждения того, что оплата, за отгруженные товары или оказанные услуги, будет произведена точно в срок, обозначенный в договоре.
В данном случае гарантийное письмо обязательно должно содержать номер и дату заключенного договора, а также расчетный счет, на который должны поступить деньги. - Предоставление банковскому учреждению гарантии того, что кредит, оформленный компанией, будет своевременно погашен.
- Предоставление физическому лицу гарантии того, что компания, как работодатель примет его на работу.
СОВЕТ. Сохраните документ, ведь как правило, такой вид гарантийного письма требуется для мигрантов при подаче документов в ФМС. - Гарантия отсрочки платежа за отгруженную продукцию, оказанные услуги или выполненные работы.
- Для подтверждения желания компании сотрудничать с тем или иным деловым партнером и т.д.
Гарантийное письмо об оплате задолженности: образец скачать
Наиболее распространены факты написания в следующих случаях:
- Получение одним из участников договоренности определенного товара или оказание ему услуг в случаях, когда не осуществляется полная предоплата. Составление подобного документа позволяет обеим сторонам гораздо быстрее достичь взаимопонимания, поскольку это влияет на участника, получающего кредит в товарном виде, определяя степень его ответственности.
- Другим частым случаем являются ситуации, в которых одну из сторон необходимо принудить погасить уже имеющие долги перед другим юридическим или физическим лицом. Такая практика выгодна и самому должнику, поскольку составление и подписание подобного документа дает ему дополнительную возможность получить еще один кредит в товарной форме.
Когда компании требуется предоставление гарантий?
Итак, рассмотрим ряд наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость составления гарантийного письма:
- Для подтверждения того, что оплата, за отгруженные товары или оказанные услуги, будет произведена точно в срок, обозначенный в договоре.
В данном случае гарантийное письмо обязательно должно содержать номер и дату заключенного договора, а также расчетный счет, на который должны поступить деньги. - Предоставление банковскому учреждению гарантии того, что кредит, оформленный компанией, будет своевременно погашен.
- Предоставление физическому лицу гарантии того, что компания, как работодатель примет его на работу.
СОВЕТ. Сохраните документ, ведь как правило, такой вид гарантийного письма требуется для мигрантов при подаче документов в ФМС. - Гарантия отсрочки платежа за отгруженную продукцию, оказанные услуги или выполненные работы.
- Для подтверждения желания компании сотрудничать с тем или иным деловым партнером и т.д.