Среднесписочная численность работников: как рассчитать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников: как рассчитать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.

Кто обязан сдавать КНД 1110018

Что касается юридических лиц, то для них эта обязанность установлена даже при отсутствии персонала. Статья 80 (3) НК РФ гласит, что сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год представляются организацией (индивидуальным предпринимателем, привлекавшим в указанный период наёмных работников). То есть, оговорка о наличии персонала сделана только в отношении ИП, а организации обязаны отчитаться в любом случае.

Такое же мнение отражено в письме Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности».

Итого, сообщать о среднесписочной численности работников 2020 года должны:

• индивидуальные предприниматели, заключившие трудовые договоры с сотрудниками;
• все юридические лица, независимо от наличия сотрудников.

Срок сдачи сведений о количестве работающих по найму установлен общий для всех: не позднее 20 января текущего года за предыдущий. Даже если это количество за год не изменилось, сдать КНД 1110018 необходимо.

Кроме того, не позже 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации, должны подать сведения о среднесписочной численности вновь созданные организации.

Кого нужно учитывать или не учитывать при расчете среднесписочной численности

Чем больше штат сотрудников и сложнее организована кадровая работа, тем более сложным может оказаться расчет среднесписочной численности. Когда нет текучки, все оформлены по трудовому договору, данные фактически не меняются от месяца к месяцу, а то и от года к году. Если на компанию работают удаленные сотрудники, совместители, привлекаются люди на замещение болеющих или отсутствующих по другим причинам работников, временно назначаются исполняющие обязанности, при этом заключаются разные формы договоров, определить среднесписочную численность работников бывает сложно. Правильно посчитать работников поможет таблица:

Среднесписочная численность работников учитывает

Среднесписочная численность работников не учитывает

учредителя или участника общества, официально оформленного и получающего зарплату; всех официально трудоустроенных в течение отчетного периода, независимо от количества отработанных дней; командированных и отпускников; сотрудников на больничном, в декрете; тех, у кого рабочая неделя менее 15 часов или работающих на дому по трудовому договору; находящихся в учебном отпуске, студентов на балансе, практикантов; находящихся на испытательном сроке; работающих пенсионеров; работников по нарядам или вахтам, временных работников или исполняющих обязанности.

собственников, не получающих зарплату; внешних совместителей; работников по договору ГПХ; сотрудников, проходящих обучение с отрывом от производства и получающих стипендию от предприятия.

Для чего необходимо высчитывать среднесписочную численность сотрудников

Для прямой отчетности:

• для отчета РСВ (расчета страховых взносов), предназначенного для сдачи в ФНС, показатель отражается на титульном листе расчета по страховым взносам в поле «Среднесписочная численность». РСВ подается ежеквартально до 30-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. За девять месяцев 2022 года отчет нужно сдать не позже 31 октября.
• для титульного листа отчета 4-ФСС, предназначенного для сдачи в фонд социального страхования, 4-ФСС тоже подают по итогам каждого отчетного периода В бумажном виде отчет нужно сдать до 20 числа, в электронном виде до 25 числа;
• для отчетности в Росстат, по форме № П-4, которая подается ежемесячно юридическими лицами (кроме МСП).

Для получения льгот, налоговых преференций, уточнения форм и сроков отчетности:

• для определения способа передачи отчетных данных – в электронном виде или на бумаге. Данные о среднесписочной численности важны, например, при подаче налоговых деклараций – при численности выше 100 сотрудников предприятие обязано передавать данные в электронном виде (согласно 80-й статье НК РФ). Для ряда других отчетов этот показатель является еще ниже – 25 и 10 сотрудников. Например, страхователи, имеющие численность свыше 10 человек обязаны предоставлять 4-ФСС в электронном виде, подписанные цифровой подписью;
• для применения пониженных тарифов страховых взносов. Для примера, в информационных технологических компаниях показатель среднесписочного состава сотрудников должен быть не меньше семи (п. 5 ст. 427 НК РФ);
• для классификации предприятия по масштабу бизнеса. Предприятия, в которых ССЧ не превышает 100 человек относятся к малым, а те, где ССЧ составляет показатель от 100 до 250 человек, относятся к средним (ст. 4 № 209-ФЗ);
• при подтверждении права на льготы по НДС, для освобождения от налога по отдельным операциям (сравнивается среднесписочная численность инвалидов с показателем общей ССЧ в соответствии с требованиями п. 3 ст. 149 НК РФ);
• при определении доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение в соответствии с нормами ст. 288 НК РФ;
• для подтверждения использования спецрежима налогообложения. Например, предприятия на УСН могут использовать этот специальный налоговый режим при определенном показателе численности сотрудников. Ранее применять УСН можно было только если средняя численность работников за налоговый период не превышала 100 человек, с 01.01.2021 г. это показатель был повышен до 130 человек. То есть сейчас компания теряет право на применение УСН с момента превышения средней численности сотрудников в 130 человек (а также с момента превышения уровня доходов в 200 млн руб.)

Нужно ли учитывать учредителя и предпринимателя

По общему правилу собственник попадает в среднесписочную численность, только если он работает в своей компании по трудовому договору и получает заработную плату. Учредителя, которому выплачивают дивиденды, но не выплачивают зарплату, из расчетов надо исключить.

На практике распространена следующая ситуация: директором является собственник, назначенный общим собранием учредителей (без трудового договора). Нет четких инструкций относительно того, нужно ли учитывать такого директора в среднесписочной численности. Обычно при подобных обстоятельствах директора считают за единицу, несмотря на отсутствие договора.

Но если в роли директора выступает единственный учредитель, то по нашему мнению в среднесписочной численности его учесть нельзя. Дело в том, что единственный учредитель не в состоянии принять себя на работу и выплачивать себе зарплату.

Если отчетный период отработан не полностью

Среди ИП и организаций немало таких, чья деятельность началась, либо прекратилась в середине года. В такой ситуации отчетный период отработан не полностью. Тем не менее, алгоритм расчета среднесписочной численности остается прежним: сначала следует сложить показатели за каждый из месяцев периода, а затем разделить на количество месяцев данного периода. Обратите внимание: делить нужно на количество календарных, а не фактически отработанных месяцев.

Пример 4

Компания зарегистрирована в сентябре 2020 года, все сотрудники заняты полный рабочий день. Среднесписочная численность работников составила в сентябре 8, в октябре 9, в ноябре 12 и в декабре 11.

Чтобы найти среднесписочную численность за 2020 год, бухгалтер определил суммарную среднесписочную численность за все месяцы года. Она составила 40 (8 + 9 + 12 + 11). Эту цифру бухгалтер разделил на 12, так как в году 12 месяцев. Получилось, что среднесписочная численность за 2020 год равна 3,33 (40: 12 мес.), после округления принимает значение 3.

Пример 5

Индивидуальный предприниматель занимается сезонным бизнесом. В период с 1 мая по 30 сентября (5 полных месяцев) у него работало 5 человек, все заняты полный рабочий день. В остальные месяцы года сотрудников не было.

Бухгалтеру нужно определить среднесписочную численность за 9 месяцев. Для этого бухгалтер определил суммарную численность за все месяцы периода. Она составила 25 (5 + 5 + 5 + 5 + 5). Эту цифру бухгалтер разделил на 9. Получилось, что среднесписочная численность за девять месяцев равна 2,78 (25: 9 мес.), после округления принимает значение 3.

Расчёт среднесписочной численности работников — пример

В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.

Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):

День	Списочная численность	Число тех кто не включается в ССЧ	ССЧ
01.06.2022	97	2	95
02.06.2022	97	2	95
03.06.2022	96	2	94
04.06.2022	96	2	94
….	….	….	….
09.06.2022	96	2	94
10.06.2022	97	2	95
….	….	….	….
19.06.2022	97	2	95
20.06.2022	97	1	96
21.06.2022	97	1	96
….	….	….	….
26.06.2022	97	1	96
27.06.2022	97		97
28.06.2022	97		97
29.06.2022	97		97
30.06.2022	97		97
ИТОГО	2903	45	2858

Срок сдачи статистической формы П-4 в 2022 г. при численности свыше 15 человек

Средняя численность работников	Период сдачи формы	Сроки предоставления в 2022 г.
Свыше 15 человек	Ежемесячно	За месяц январь – не позднее 15 февраля
За месяц февраль – не позднее 15 марта
За месяц март – не позднее 15 апреля
За месяц апрель – не позднее 15 мая
За месяц май – не позднее 15 июня
За месяц июнь – не позднее 15 июля
За месяц июль – не позднее 15 августа
За месяц август – не позднее 15 сентября
За месяц сентябрь – не позднее 15 ноября
За месяц ноябрь – не позднее 15 декабря

Средняя численность сотрудников, выполнявших работу по договорам ГПХ

Средняя численность всех работников, в том числе и работников, которые являются иностранными или лицами без гражданства, выполнявших работу по договорам ГПХ, предметом которых считается выполнение работ и оказание услуг, за месяц исчисляется по методологии определения среднесписочной численности.

В течении всего периода работники учитываются как целые единицы за все календарные дни в период действия договора. Если в определенный календарный день предусмотрен праздничный или же выходной, т.е. нерабочий день, то численность работников принимается за предшествующий рабочий день

Применительно к форме договора ГПХ, в тексте которого указан конкретный период выполнения работ (оказания услуг) и дата заключения договора не совпадает с датой начала работ (оказания услуг), периодом действия считается период выполнения задач (к примеру, проведение каких-либо мероприятий по соревнованию), являющихся предметом договора (п. 81 Указаний). То есть именно в течение периода выполнения задач работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы.

С помощью суммирования средней численности за все месяцы, которые истекли с начала года и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода определяется средней численностью работников, которые указаны за период с начала года.

Если работник, который состоит в списочном составе, заключил договор ГПХ с этой же организацией, он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Для расчета годовой ССЧ необходимо просуммировать ССЧ за каждый месяц, и полученный результат разделить на 12.

ССЧ за месяц определяется аналогично: суммируется численность работников за каждый день и делится на количество дней в месяце. Чтобы рассчитать месячную ССЧ, суммируют ССЧ полностью занятых, и среднюю численность не полностью занятых сотрудников. К последним относятся трудоустроенные на неполную занятость по соглашению. В численность за каждый день включаются все числящиеся в компании работники, вне зависимости от того, работал ли он фактически в этот день или был в отпуске или на больничном.

В расчет ССЧ не включаются:

• женщины в декретном отпуске;
• работники в отпуске по уходу за ребенком;
• работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
• внешние совместители;
• работники по договорам ГПХ.

Внутренние совместители берутся в расчет за 1 единицу.

Чем, кроме штрафов, грозит неподача сведений о среднесписочной?

Сведения о среднесписочной численности работников наряду с налоговой отчетностью, по которой определяется объем выручки, нужны для того, чтобы присвоить компании или ИП статус субъекта малого или среднего предпринимательства (МСП). И на основании этого статуса включить лицо в соответствующий реестр. Это дает определенные преференции, среди которых:

• налоговые и надзорные каникулы;
• возможность получения субсидии;
• налоговые льготы (по региональным налогам);
• возможность участвовать в закупках, организованных специально для таких субъектов;
• упрощенный бухучет и отчетность.

Для присвоения статуса МСП субъектам не нужно подавать никак заявок. Если по данным налоговых деклараций и ССЧ организация (ИП) удовлетворяет критериям малого (среднего) бизнеса, то попадет в реестр автоматически.

Отчеты в центр занятости в 2022 году: на один стало больше

В среднесписочной численности учитываются сотрудники по трудовым договорам. В расчёт не включаются:

• внешние совместители,
• неработающие сотрудники в декрете,
• сотрудники в учебном отпуске.

Средняя численность шире среднесписочной. Она включает как сотрудников по трудовым договорам, так и внешних совместителей и работников по договору ГПХ.

В отчётности чаще всего используется среднесписочная численность.

Среднесписочная численность рассчитывается для квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Принцип такой: посчитайте количество работников за каждый месяц периода и разделите на количество месяцев в этом периоде. Например, если в первом квартале на вас работали 6 человек, а во втором — 4, среднесписочная численность за полугодие — 5 сотрудников

Если за период расчёта ничего не менялось — сотрудники не увольнялись и не приходили, работали на полной ставке, просто посчитайте их по головам.

Бывают ситуации посложнее. Появляются новые сотрудники и уходят старые, кто-то берёт декретный отпуск, а кто-то работает неполный день. Чтобы всё правильно посчитать, используйте пошаговую инструкцию.

1. Сложите ССЧ сотрудников с полным рабочим днём и неполной ставкой за каждый месяц. Результат округлите до целого числа.
2. Разделите количество работников на полной и неполной ставке на количество месяцев в периоде. Снова округлите до целого числа.

Численность рассчитывается за периоды:

• квартал – посчитайте ССЧ сотрудников с января по март и разделите на 3;
• полугодие – посчитайте ССЧ сотрудников с января по июнь и разделите на 6;
• 9 месяцев – посчитайте ССЧ сотрудников с января по сентябрь и разделите на 9;
• год – посчитайте ССЧ сотрудников с января по декабрь и разделите на 12.

Обязанность возложена на работодателей. То есть подавать сведения должны:

• все организации, поскольку юридических лиц без работников не бывает (есть хотя бы директор);
• индивидуальные предприниматели, которые в 2019 году привлекали наемный труд.

Соответственно, если ИП работал сам по себе, подавать ССЧ ему не нужно.

Све­де­ния о сред­не­спи­соч­ной чис­лен­но­сти еже­год­но по­да­ют в на­ло­го­вую ин­спек­цию все ор­га­ни­за­ции и пред­при­ни­ма­те­ли с ра­бот­ни­ка­ми. С 2021 г. све­де­ния о сред­не­спи­соч­ной чис­лен­но­сти хотят вклю­чить в со­став Рас­че­та по стра­хо­вым взно­сам. Кроме того, сред­не­спи­соч­ная чис­лен­ность ра­бот­ни­ков от­ра­жа­ет­ся в от­дель­ных видах от­чёт­но­сти, к при­ме­ру в рас­че­те 4-ФСС.

В этот по­ка­за­тель вклю­ча­ют сле­ду­ю­щих лиц (п. 77 Ука­за­ний, утв. При­ка­зом Рос­ста­та от 27.11.2019 № 711):

• ра­бот­ни­ков по тру­до­вым до­го­во­рам, для ко­то­рых место ра­бо­ты яв­ля­ет­ся ос­нов­ным;
• ра­бо­та­ю­щих соб­ствен­ни­ков ор­га­ни­за­ции, по­лу­ча­ю­щих зар­пла­ту в этой ор­га­ни­за­ции.

При этом в сред­не­спи­соч­ную чис­лен­ность ра­бот­ни­ков вклю­ча­ют­ся как ра­бо­та­ю­щие, так и от­сут­ству­ю­щие на ра­бо­те по ка­ким-ли­бо при­чи­нам, в част­но­сти ра­бот­ни­ки:

• не ра­бо­тав­шие по при­чине про­стоя;
• на­хо­див­ши­е­ся в ко­ман­ди­ров­ке;
• не явив­ши­е­ся на ра­бо­ту по бо­лез­ни;
• не явив­ши­е­ся на ра­бо­ту в связи с вы­пол­не­ни­ем го­су­дар­ствен­ных или об­ще­ствен­ных обя­зан­но­стей;
• ра­бо­тав­шие на непол­ном ра­бо­чем вре­ме­ни и при­ня­тые на ра­бо­ту на пол­став­ки. Эти ра­бот­ни­ки, кста­ти, учи­ты­ва­ют­ся в сред­не­спи­соч­ной чис­лен­но­сти про­пор­ци­о­наль­но от­ра­бо­тан­но­му вре­ме­ни. А вот ра­бот­ни­ки, ко­то­рым непол­ное время по­ло­же­но по ТК (на­при­мер несо­вер­шен­но­лет­ние или ин­ва­ли­ды), учи­ты­ва­ют­ся как пол­но­стью за­ня­тые;
• на­дом­ни­ки;
• на­хо­див­ши­е­ся в еже­год­ных и до­пол­ни­тель­ных от­пус­ках;
• по­лу­чив­шие день от­ды­ха за ра­бо­ту в вы­ход­ные или празд­нич­ные (нера­бо­чие) дни;
• на­хо­див­ши­е­ся в от­пус­ке за свой счет неза­ви­си­мо от дли­тель­но­сти от­пус­ка.

За нарушения в порядке предоставления информации или ее отсутствие оштрафуют как минимум на 1000 рублей. Если вдобавок к этому не уплачены взносы, указанные в декларации, то налогоплательщику грозит штраф в размере 5 % от суммы недоимки, но не менее 1000 рублей и не более 30 %. Если не подать РСВ в течение 20 дней с момента истечения установленного законом срока, то налоговики заблокируют счет компании.

ВАЖНО! Выплата штрафа не является освобождением от необходимости сдать сведения. Учреждение должно направить данные в любом случае.

К новым федеральным стандартам бухучета, действующим с 1 января 2022 г., относятся:

1. СГС «Биологические активы», определяющий единые правила учета биологических активов и их отражения в финансовой отчетности.

2. СГС «Бухгалтерская (финансовая) отчетность с учетом инфляции», регламентирующий составление годовой бюджетной и финансовой отчетности в условиях высоких темпов инфляции в отчетном периоде;

3. СГС «Сведения о показателях бухгалтерской (финансовой) отчетности по сегментам», устанавливающий порядок раскрытия в годовой консолидированной отчетности бухгалтерской информации в разрезе бюджетных и внебюджетных единиц, а также бюджетных и автономных учреждений.

4. СГС «Метод долевого участия», определяющий порядок отражения в годовой отчетности информации о финансовых активах, используемых для получения доходов от участия с помощью метода долевого участия, а также требования, предъявляемые к раскрываемой в годовой отчетности информации об инвестициях.

5. СГС «Консолидированная бухгалтерская (финансовая) отчетность», в котором сформулированы единые требования в отношении состава и порядка составления консолидированной финансовой отчетности в учреждениях государственного сектора.

Помимо этого еще один федеральный стандарт бухгалтерского учета вступает в силу с отчетности за 2022 год – СГС «Подходы к формированию бухгалтерской (финансовой) отчетности сектора государственного управления и информации по статистике государственных финансов», целью которого является обеспечение соотношения показателей годовой консолидированной финансовой отчетности и годовой информации по статистике государственных финансов, а также установление единых требований к отражению данной информации.

Администраторы федерального бюджета
Вид / форма отчетности	Новый срок сдачи	Документ-основание
Годовая отчетность	Сдается раньше на 1-10 дней по сравнению с прошлым годом. Точный срок сдачи для учреждений можно узнать в приложении к приказу Федерального казначейства.	Приказ Казначейства от 07.09.2021 № 28н.
Справка по консолидируемым расчетам (ф. 0503125) за 2021 год Исключение – Справки (ф. 0503125) по счетам 304.04 и 304.06.	До 03.02.2022 Необходимо подавать в составе годовой отчетности финансовой отчетности за 2021 год. Срок сдачи – см. в приложении к приказу Федерального казначейства.
Квартальная и ежемесячная бюджетная отчетность	 в те же сроки, как в 2021 году.
Подведомственные федеральные учреждения
Годовая отчетность	Срок устанавливается вышестоящим государственным органом в зависимости от его сокращенных сроков.	Приказ Казначейства от 07.09.2021 № 28н.

Фактически новая форма дублирует прежнюю. Отличие только на титульном листе в номере нормативного акта, который утвердил бланк, и дате, на которую предоставляют сведения. Все остальное одинаковое.

Отчитываться по-прежнему придется о численности работников по профессиональным группам: руководителях, специалистах высшего и среднего уровня, неквалифицированных сотрудниках в разных сферах. Информацию обязаны подавать все юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) независимо от осуществляемой ими экономической деятельности. Исключения составляют лишь:

• финансисты;
• страховщики;
• структуры государственного управления и обеспечения военной безопасности;
• общественные и экстерриториальные организации.

Какие сотрудники учитываются при расчете среднесписочной численности

Во всех ситуациях, о которых говорилось выше, среднесписочную численность нужно рассчитывать в соответствии с пунктами 76-79 указаний по заполнению форм статистического наблюдения (утв. приказом Росстата от 27.11.19 № 711 (далее — Указания).

Согласно Указаниям, в среднесписочной численности учитываются наемные сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. Срок договора и характер работы (постоянный, временный или сезонный) не имеет значения. Даже если человек трудился в компании всего один день, а потом уволился, его нужно включить в расчеты.

В среднесписочную численность попадают не только те, кто фактически присутствовал на рабочем месте, но и те, кто находился в отпуске (в том числе за свой счет), на больничном (кроме декрета), либо в командировке. Лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, в общем случае в среднесписочную численность не вклчаются. Исключение сделано для тех, кто во время отпуска по уходу работает на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия. Таких сотрудников следует включить в среднесписочную численность.

Также учитываются внутренние совместители, то есть работники, одновременно занимающие несколько должностей в одной компании. Обратите внимание: независимо от количества совмещаемых должностей такого сотрудника нужно учитывать один раз по месту основной работы. То же правило применяется и к работникам, получающим более одной ставки — их также следует учитывать как единицу. Полный перечень работников, попадающих в среднесписочную численность, приведен в пункте 77 Указаний.

Штрафы за нарушение срока сдачи сведений о среднесписочной численности в 2020 году

Надо обратить внимание на то, что 20 января в календаре бухгалтера — это не только сведения о среднесписочной численности. Это еще расчет 4-ФСС (для тех, кто сдает отчет в фонд в бумажном виде), журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур и декларация по ЕНВД за 4 квартал 2018 года (либо единая упрощенная отчетность за 2018 год). Поэтому, чтобы уложиться в установленный срок сдачи сведений о численности, отчитаться следует сразу после новогодних праздников.

За несдачу сведений о среднесписочной численности в 2020 году в установленный НК РФ срок предусмотрен штраф 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ, письмо Минфина России от 07.06.11 № 03-02-07/1-179).

Руководителя организации при этом могут оштрафовать за несдачу численных сведений на 300-500 рублей (ст. 15.6 КоАП РФ).

Подробнее об ответственности за непредставление сведений в срок — на видео.

Похожие записи:

• Пенсионное обеспечение муниципальным служащим в 2023 году
• В чем суть понятия водоотведения: расшифровка ДПУ и КПУ в квитанции
• Ural Airlines: Изменение нормы провоза багажа на регулярных рейсах