Оформляем приказ по обновленным правилам

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем приказ по обновленным правилам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Согласование и подписание

Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.

Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.

Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):

• должность лица, визирующего документ;
• его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
• дату визирования;
• если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).

Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.

Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.

Разновидности приказов

Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:

• Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
• Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
• Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.

Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Распорядительные документы: приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.

Приказ оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты:

• наименование организации,
• наименование вида документа(ПРИКАЗ),
• дату (12.01.2021),
• регистрационный номер,
• место составления,
• заголовок к тексту,
• текст,
• подпись.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.

По назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа «ПРИКАЗЫВАЮ».

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

• нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;
• формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

В целях совершенствования документационного обеспечения управления организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

В соответствии с приказом ВНИИДАД от 25 сентября 2018 г. N 125 «О повышении исполнительской дисциплины»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.

Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. Можно указать и обобщённо, например: директорам институтов, руководителям структурных подразделений.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

• поручение;
• исполнитель (исполнители);
• срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

1. Признать утратившим силу распоряжение от 25 сентября 2014 г. Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка».

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

1. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

Например:

ПРИКАЗ

04.03.2021 № 3

Красноярск

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.03.2021 ответственный: специалист Петрова А.А.
3. Руководствоваться всем руководителям структурных подразделений правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Распорядительные документы: распоряжение

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем или заместителем руководителя, на отдельные работы, мероприятия. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы принимаются по общим вопросам, а распоряжение – по частным.

Поэтому по составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распорядительной части начинается со слов «предлагаю» или «обязываю». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.

Например:

РАСПОРЯЖЕНИЕ

14.05.2021 № 12

Красноярск

О проведении конкурса рисунков

«Охрана труда глазами детей»

В связи с решением Агентства труда и занятости населения….от 20.04.2021 о проведении конкурса рисунков «Охрана труда глазами детей»

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Провести конкурс рисунков «Охрана труда глазами детей». Ответственный Тихомирова В.И, срок – 25.05.2021.
2. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.

Как зарегистрировать приказ, и где он будет находиться

Каждому приказу, как и любому другому документу, в организации дают определенный номер, который указывается в документообороте. Обычно это номер с использованием каких-либо буквенных символов.

Все приказы регистрируются и попадают в специальные хранилища – журналы. Можно выделить два вида журналов: те, которые фиксируют моменты по основной деятельности, и те, которые фиксируют приказы индивидуальные, касающиеся отдельных ситуаций с сотрудниками. В журналах все приказы находятся в хронологическом порядке, то есть, по порядку, соответственно, номер указывается последовательно с каждым новым приказом. Это полезно с точки зрения контроля за документооборотом – благодаря такому учету нельзя будет незаметно изъять приказ или «под шумок» внести новый.

В силу того, что журналы физические, бумажные, они имеют свойство заканчиваться. После того, как это случилось, журнал архивируют (ставят период выпуска приказов на ребре обложки) и заводят новый.

С какими ошибками в оформлении приказа сталкиваются чаще всего

Основных ошибок — семь:

1. Первая ошибка – игнорирование единой формы оформления приказа.
2. Вторая ошибка – ошибки в заполнении информации (контактные данные, реквизиты и так далее).
3. Третья ошибка – размытые формулировки распоряжения.
4. Четвертая ошибка – визирование человеком, не относящимся к приказу и к выполнению распоряжения.
5. Пятая ошибка – отсутствие визы ответственного лица.
6. Шестая ошибка – отсутствие подписей заинтересованных лиц.
7. Седьмая ошибка – отсутствие ссылок на законодательное основание для принятия кадрового решения.

Законодательство на сегодняшний день не предусматривает обязательно формы для составления приказа об утверждении ПВТР. Разработкой бланка занимаются сотрудники организаций самостоятельно в свободной форме. Руководитель компании, как правило, не занимается этим лично и поручает задачу кому-то из своих подчинённых. Так как для этого не требуется каких-то специфических навыков, заняться составлением приказа может любой сотрудник. Обычно этим занимается секретарь или кадровик организации. Директор получает на подпись уже полностью готовый вариант.

Исполнить распоряжение рекомендуется в машинописном варианте при помощи компьютерных средств, не прибегая к шариковой ручке. Составленный на компьютере документ следует распечатать. Физическая копия понадобится для подписания.

Как правильно оформить приказ по ГОСТу

» Приказ – это распорядительный акт, отражает решение руководителя, связанные с деятельностью учреждения или кадровыми расстановками.

Распорядительная документация делится на три большие группы:

1. кадровые – отражают решения по работе подчиненных, вопросы кадрового учета (о в штат);
2. по административным вопросам – регулируют организационную структуру, касаются деятельности предприятия (указание об ).
3. приказы по основной деятельности связаны с производственным процессом (например, о закупке материалов);

ВНИМАНИЕ! Неправильно оформленное указание служит причиной для признания акта недействительным.

Правила составления распорядительной документации определены по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016. В стандарте подробно описаны технические требования оформления документа:

1. формат бумаги – A4 (210 x 297 мм), белого цвета или светлых тонов;
2. поля – не менее 20 мм по верхнему, нижнему и левому краю, 10 мм – по правому.
3. допустимый размер шрифта – 12, 13, 14;
4. междустрочный интервал – 1-1,5;
5. абзацный отступ – 1,25 см;

Стандарт содержит образец унифицированной формы приказа. Распоряжения составляются также на фирменном бланке предприятия.

ГОСТом регламентируются обязательные реквизиты:

• Номер регистрации в записывается аналогично дате (цифрами или словесно-цифровым образом).
• Отметка об исполнителе (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, адрес электронной почты, телефон).
• Дата документа записывается арабскими цифрами (17. 01. 2023) либо в словесно-цифровой форме (17 января 2023 г.).
• Наименование организации, утвержденное Уставом, указывается полностью, в скобках – краткое или сокращенное название.
• Общие сведения о предприятии (юридический адрес, контакты).
• Наименование акта, должность и полное имя автора.
• Если есть приложения, указывается их количество. На листе приложения в правом верхнем углу прописывается номер («Приложение № 1»).
• Личная подпись автора или должностного лица с правом подписи. Если распоряжение подписывают несколько человек, их подписи располагаются в порядке иерархии должностей.
• Фирменная печать ставится в месте, обозначенном «М. П.», оттиск не должен перекрывать подпись лица, заверившего акт.
• Эмблема организации размещается посредине листа на расстоянии 10 мм от верхнего края.

Распорядительный акт может содержать и другие реквизиты: гриф согласования, гриф утверждения, виза ответственного лица, резолюция об отправлении документа в дело и др.

ВАЖНО! В указаниях по личному составу выделяется отдельная строка «Ознакомлены», под ней прописывают Ф. И. О. и должности сотрудников.

Есть место для подписей. В тексте распоряжения выделяются:

1. преамбула – обоснование издания акта (например, ссылка на законодательные нормы);
2. распорядительная часть содержит принятое решение, в ней указываются ответственные лица, а также срок

Основные положения приказа 772н

Работодатель, согласно ст. 212 ТК РФ (с 1 марта 2022 г. — ст. 214), обязан обеспечить безопасные условия труда и соответствие каждого рабочего места государственным нормативным требованиям охраны труда. Для этого он, в числе прочих мероприятий, разрабатывает:

1. Правила (стандарты) по охране труда. Локальные нормативные акты определяют требования к безопасности эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, организации и проведения работ, транспортировки, хранения материалов и др. Правила содержат те мероприятия, которые выполняет работодатель.
2. Инструкции по охране труда. Локальные нормативные акты содержат требования по безопасному выполнению работ работниками.

Где и как долго хранить инструкции по охране труда?

Места хранения ИОТ руководитель предприятия определяет самостоятельно, с учетом их доступности для работников, а также своих технических и финансовых возможностей. Бумажные оригиналы ИОТ хранят как правило:

• в службе охраны труда (у специалиста по охране труда) — 1 экз.;
• у руководителя структурного подразделения — разработчика;
• в архиве — отмененные инструкции.

Копии ИОТ направляют во все структурные подразделения, работников которых нужно ознакомить с их требованиями. Ответственность за информирование персонала возлагают на руководителей.

Срок хранения отмененных ИОТ определяют по Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236. Согласно п. 8 и 19а) Перечня типовых управленческих документов…, корпоративные инструкции и приказы об их утверждении хранят «постоянно»:

• не менее 10 лет в организациях, которые не отдают документы в госархивы;
• в определенные руководителем сроки до передачи в государственный или муниципальный архив.

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии. При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

1. Распоряжению обязательно следует
   присвоить номер,
2. поставить дату его создания,
3. написать наименование организации.
4. Далее в документе нужно указать
   обоснование или основание для его формирования,
5. обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
6. задачи, которые перед ними стоят,
7. сроки их решения.
8. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Секрет высокого балла на ЕГЭ по русскому языку не в том, чтобы найти и запомнить готовые сочинения, а в том, чтобы научиться легко и быстро составлять рассуждения на любую из актуальных тем.

Среди основных проблем, поднимаемых в текстах ФИПИ 2022 года, представлены такие направления:

• Взаимоотношения поколений (отцы и дети).
• Историческая память поколений.
• Роль детства в становлении личности и нравственных ориентиров человека.
• Жертвенность материнской любви.
• Роль классической литературы в духовном развитии современного общества.
• Сложность и противоречивость поступков людей.
• Смысл жизни и ценности человека.
• Человеческое благородство.
• Честь и достоинство.
• Патриотизм.
• Очищающая сила искусства.
• Отношения человека с окружающими.
• Восприятие человека окружающими.
• Сострадание к окружающим.
• Одиночество.
• Человек и искусство.
• Отношение людей к войне.
• Человек и мир природы.
• Бережное отношение к языку.
• Человек и власть, которой он наделен.

Образец распоряжения руководителя

18097 Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него. Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях. ФАЙЛЫ Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы.

Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать. Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями. Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п.

Однако есть между ними и различия:

1. Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
2. Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

• наименование документа;
• номер;
• дата;
• название организации;
• смысловая часть;
• Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
• основание;
• отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
• подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

Изменение нормативного регулирования

С 01.03.2022 действует новая редакция ТК РФ (Изменения внесены Федеральным законом от 2 июля 2021 года № 311-ФЗ). Изменения коснулись многих статей Х раздела и в том числе определений ст.209 ТК РФ. Сравним, как трактуется понятие “требования охраны труда” до и после 1 марта 2022 года.

(ст. 209 до 1.03.2022)	(ст. 209 с 1.03.2022)
Требования охраны труда – государственные нормативные требования охраны труда, в том числе стандарты безопасности труда, а также требования охраны труда, установленные правилами и инструкциями по охране труда.	Требования охраны труда – государственные нормативные требования охраны труда, а также требования охраны труда, установленные локальными нормативными актами работодателя, в том числе правилами (стандартами) организации и инструкциями по охране труда.

Похожие записи:

• Как оформить опеку или попечительство над взрослым
• Способы проверки больничного листа на подлинность
• Освобождение от ответственности по экономическим преступлениям по сроку давности