Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Правила заполнения и оформления
Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:
- название;
- дату оформления;
- наименование фирмы (всех участников сделки);
- расчетный банковский счет и реквизиты;
- название сделки (количественный состав и денежную стоимость);
- ФИО ответственных лиц с их подписями;
- печать предприятия.
Существуют требования и по заполнению форм:
- заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки;
- заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения);
- обязательно указываются все реквизиты;
- внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне;
- подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.
Закрывающие документы
Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм. Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств. Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.
Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной. А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.
Если бумаги отсутствуют
Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.
Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.
В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.
Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.
Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его увольнение. Однако организация также должна заплатить штраф.
Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.
Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.
Для образца можно рассмотреть такую накладную:
НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.
Отправитель: ООО «Чип».
Получатель: ООО «Астра».
Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.
Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена,
руб. коп. |
|
| 1 | Картридж | шт. | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| ИТОГО | 3000,00 |
Счет-фактура — важный документ для плательщиков НДС. Этот налог уплачивают ИП (и компании), которые применяют основной налоговый режим. При применении ЕНВД (режим отменен с 01.01.2021г.), УСН, ЕСХН (до 2019 года) и патентной системы НДС не уплачивается (хотя из этого правила есть исключения). Поэтому если ИП применяет один из специальных режимов, формировать счет-фактуру он не должен. Более того, если он по просьбе покупателя выставит счет-фактуру и выделит в нем сумму НДС, то обязан будет этот налог уплатить в бюджет и подать декларацию.
ИП — плательщики НДС выписывают счет-фактуру в обязательном порядке. Сделать это необходимо не позже, чем через 5 дней после отгрузки товара. Составляется документ в 2-х экземплярах — по одному для покупателя и продавца.
Если ИП является плательщиком НДС, ему также важно своевременно получать счета-фактуры от своих поставщиков, поскольку этот документ является основанием для применения им вычета НДС.
Универсальный передаточный документ
УПД (универсальный передаточный документ) — сравнительно новый в первичке документ, соединяющий функционал счёта-фактуры и накладной/акта. Он поможет значительно уменьшить документооборот. Применять УПД вправе индивидуальные предприниматели и юридические лица на всех налоговых режимах.
На основе УПД Вы сможете вести бухучёт, списывать расходы по налогу на прибыль и заявлять налоговый вычет по НДС. Логика совмещения функций в том, что корректно заполненные первичные учётные документы требуются, кроме бухгалтерского, ещё и для налогового учёта.
Использовать новый документ можно для оформления различных операций:
Универсальный передаточный документ допустимо применять и в качестве первичного учётного документа, и в качестве совмещённого (первичный документ и счёт-фактура).
УПД разрабатывался, чтобы упростить оформление операций по продаже товаров, услуг и работ: вместо двух бумаг остаётся одна. УПД признан основанием для налоговых начислений и вычетов, а также подтверждением доходов продавца и затрат покупателя. Налоговики проверяют документ по тем же параметрам, что и традиционные формы бухгалтерских документов. Не беспокойтесь о налоговых рисках: они не появятся, если Вы заполните УПД корректно.
Когда должны передаваться закрывающие документы
Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке. Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале. В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:
- задержка бумаг поставщиком;
- задержка покупателем первичной документации;
- недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.
Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:
- из рук в руки;
- по электронной почте;
- по обычной почте.
Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.
Иногда сделка происходит без заключения классического многостраничного соглашения. Статья 434 Гражданского кодекса даёт сторонам право заключать договор в любом виде. Исключение — отдельные его разновидности, которые по закону должны быть заключены в определённой форме. Это относится, например, к договору займа между гражданами на сумму более 10 тыс. рублей, договору добровольного страхования и другим.
Если же в законе такое условие не оговорено, договор можно заключить в любой удобной форме. В таком случае соглашение можно заменить счётом. Но важно, чтобы в нём указывалась вся существенная для договора информация. Например, если стороны договорились о поставке товара, счёт должен содержать его наименование, цену и количество, порядок и срок проведения расчётов. Такой счёт считается офертой, то есть предложением поставщика заключить договор. Оплата счёта покупателем признаётся акцептом оферты. После её проведения будет считаться, что договор между сторонами заключён на тех условиях, которые были указаны в счёте.
Вместо полноценного «бумажного» соглашения можно составить документ, который объединяет в себе информацию из счёта и основные условия договора. Этот документ так и называется — договор-счёт. Он выглядит практически так же, как и счёт на оплату, бланк лишь дополняется основными условиями сотрудничества. Прописать их можно между табличной частью и подписью. В договор-счёт можно включить любые положения, которые стороны посчитают важными.
Итак, мы разобрались, как выставить счёт на оплату от ИП, а также рассмотрели, когда он выписывается и что в него необходимо включить. Поскольку этот документ не является бухгалтерским, то и правила его составления не регламентируются. Однако практика делового оборота сложилась так, что счёт используется практически во всех сделках. Чтобы избежать лишних сложностей, рекомендуют придерживаться традиционной формы этого документа.
Правила заполнения и оформления
Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:
- название,
- дату оформления,
- наименование фирмы (всех участников сделки),
- расчетный банковский счет и реквизиты,
- название сделки (количественный состав и денежную стоимость),
- ФИО ответственных лиц с их подписями,
- печать предприятия.
Существуют требования и по заполнению форм:
- заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки,
- заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения),
- обязательно указываются все реквизиты,
- внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне,
- подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.
На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.
Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:
- название,
- данные об организации,
- вид сделки,
- натуральный и финансовый эквивалент операции,
- дата составления,
- персональные данные ответственных лиц и их подписи.
Товарный чек
Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:
- данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты),
- вид деятельности по ОКДП для продавца,
- данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем),
- номер и дата договора,
- данные перевозчика (если используются его услуги).
Товарная накладная
Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:
- сумма,
- наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП),
- ФИО плательщика и его банк,
- банк получателя и его счет,
- назначение платежа,
- дата оформления,
- подписи.
Платежное поручение
21 декабря 2020 Поступление
Поступление внеоборотных основных активов на предприятие ведет к необходимости вести бухгалтерский учет данных объектов.
Любая проводка в бухучете, совершается только на основании документа, в том числе документация нужна и при получении ОС.
Список нужных бумаг меняется в зависимости от источника приобретения актива.
Документальное оформление обосновывает совершаемые записи на бухгалтерских счетах. Суммы, отражаемые в учете, соответствуют данным документов, на основании которых сделаны проводки.
Затраты невозможно будет учесть в расходах для налогообложения, если не будет документального основания — одного из обязательных условий для признания расхода в налоговой базе по налогу на прибыль или УСН доходы минус расходы.
Перечень необходимых документов, подлежащих оформлению, зависит от способа поступления актива в компанию. Доступны следующие способы:
- покупка — приобретение за денежную плату;
- получение в безвозмездный дар;
- получение в качестве вклада в уставный капитал;
- строительство хозспособом (с помощью своих сил);
- строительство подрядным способом (с помощью подрядчиков).
- Какие документы нужно готовить при различных способах приобретения внеоборотных активов, рассмотрено ниже.
Список документов, когда основное средство приобретается за плату:
- договор поставки (если продавец — организация или ИП) или купли-продажи (если продавец — физическое лицо);
- накладная — если приобретаемое за плату основное средство новое (может использоваться ТОРГ-12), оформляется продавцом в двух экземплярах;
- акт приема-передачи — если объект был в употреблении, как правило заполняются типовые формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, оформляется продавцом и покупателем в двух экземплярах, на объект, подлежащий дальнейшему монтажу составляется акт приемки ОС-14, в монтажную компании актив передается по акту ОС-15;
- счет-фактура — документ составляется поставщиком, если в стоимость ОС включен НДС, который покупатель может принять к вычету, достаточно оформления одно экземпляра для покупателя;
- транспортная накладная — если купленное основное средств доставила транспортная компания, заполняется перевозчиком столько экземпляров, сколько заинтересованных сторон — как минимум две;
- путевой лист — если ОС предприятие покупатель транспортировала до места назначения самостоятельно, составляется организацией, купившей объект в одном экземпляре;
- договор подряда, акт выполненных работ — если приходится актив доводить до состояние, готового к эксплуатации. Формирует акт подрядчик, выполнявший монтажно-сборочные и испытательные работы;
- накладные на отпуск материалов, расчетная ведомость, бухгалтерские справки, если оборудование собирается силами покупателя;
- таможенная декларация — если покупается импортное основное средство, оборудование и требуется уплата пошлины и сбора таможне;
- авансовый отчет — необходим в некоторых случаях, если за покупкой ОС отправляется в командировку сотрудник, оформляется бухгалтером и работником в одном экземпляре.
Если основное средство создается, а не покупается, то документальное оформления поступления будет немного иным. Добавятся документы, учитывающие специфику строительства собственными силами или подрядным способом.
Если объект ОС строится хозяйственным способом (собственными силами), то список оформляемых документов будет следующий:
- накладные на перемещение материалов между подразделениями — можно использовать типовые формы М-8, М-11 (для лимитированных МПЗ), оформляются накладные в двух вариантах для обеих сторон (склада и принимающего подразделения);
- расчетные ведомости — позволяют учесть расходы на оплату трудовой деятельности собственных работников, на которых возложено строительство;
- бухгалтерские справки — являются основанием для учета страхового обязательного обеспечения на сотрудников, занятых строительством;
- счет-фактура — для возмещения НДС, начисленного в связи со строительством основного средства для собственного потребления, эта операция является объектом налогообложения, достаточно оформить один вариант документа по итогам квартала.
Если объект основных средств строится подрядным способом, то оформляемые документы будут другими:
- договор подряда — подписывается заказчиком и подрядчиком и определяет условия строительства ОС;
- акт выполненных работ (формы КС-2 и КС-3 для строительства) — приложение к договору, подтверждает выполнение определенного рабочего этапа в создании основного средства;
- накладные на получение МПЗ для строительства;
- сметная документация.
Если основное средств подарено организации, то должны быть оформлены следующие документы:
- договор дарения с условия безвозмездной передачи и принятии к учету ОС;
- акт приема-передачи, если основное средств было в эксплуатации;
- накладная, если ОС — новый;
- документы, подтверждающие оказание услуг оценщика, если такой привлекался для определения средней рыночной стоимости актива, полученного в дар;
- транспортная накладная или путевой лист для подтверждения затрат на доставку;
- бумаги, подтверждающие сборку и монтаж, если таковые производились.
Еще один возможный способ, это оприходования основного средств в результате поступления в виде вклада в УК общества от учредителя. В этом случае документальное оформления для учета включает:
- документы об оценке стоимости ОС оценщиком;
- документация сборно-монтажного и испытательного характера — набор зависит от того, кем эти работы проводятся — подрядчиком или собственными силами;
- если требуется доставка объекта, то нужна транспортная накладная или путевой лист.
Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).
Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.
| № п/п | Наименование | Ед. изм. | Кол-во | Цена, руб. коп. | Сумма, руб. коп. |
| 1 | Заправка картриджа | шт. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| ИТОГО | 500,00 |
Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.
Зачем нужны закрывающие документы
Часто в компании документооборот воспринимают как рутину и относятся к нему несерьезно. Контрагент может отправить вам копии закрывающих документов, если будете звонить и настаивать, а об оригиналах забыть. Ему уже не до них, ведь сделка завершена. Но вам важно получить именно оригиналы этих документов, так как только они имеют юридическую силу. Признавать расходы на основании одних лишь копий — рискованно. Если налоговую инспекцию заинтересуют ваши отношения с контрагентом, она имеет право запросить у обеих компаний оригиналы закрывающих документов по сделкам. Если оригиналов не будет, компании могут оштрафовать.
Подтверждение выполнения договора оказания услуг
Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.
Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.
Что нужно для закрытия ИП с долгами
Процедура по закрытию ИП с наличием долгов по алгоритму не отличается от обычной. Закрыть ИП с долгами можно, но их придется выплатить.
Если у ИП есть долги в ПФР или других органах, закрывать его нужно в том отделении ФНС, в котором вы его открывали. Сроки закрытияИП с долгами четко не закреплены, а вот сроки рассмотрения документов имеют границы. Их рассматривают 5 рабочих дней.
Сроки, в которые можно погасить все долги, также имеют ограничения. В частности: если имеется задолженность перед Пенсионным фондом, погасить ее нужно в течение 14 дней с момента закрытия ИП.
Предоставление отчетности закрытого ИП производится в следующий срок:
- Если ИП работало по системе – до момента, пока статус предпринимателя будет ликвидирован;
- Если по – до 25 числа того месяца, который будет следовать за месяцем закрытия ИП.