Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с жалобами клиентов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На практике, причины обжалования действий (бездействия) сотрудников управляющей компании, могут быть совершенно разноплановыми. Но в основе их всегда лежит нарушение управляющей организацией, ответственной за оказание коммунальных услуг, своих договорных обязательств или нормативных требований.
Как написать жалобу на ЖКХ через Интернет?
В помощь гражданам созданы сайты, через которые можно не только обратиться с жалобой, но и узнать об имеющихся проблемах в других регионах и путях их решения.
Итак, куда пожаловаться на управляющую компанию или ЖКХ:
- «Управа
». Сервис предусмотрен для граждан разных регионов. На сайте представлены образцы жалоб на: отсутствие проведения ремонтных работ, непредоставление ответа в отведенное время, непредоставление документации. - «Сердитый гражданин
». Первое, что необходимо сделать, — это пройти регистрацию. После этого нужно выбрать вкладку «Дом». Указывается суть проблемы (из предоставленного перечня), адрес дома, данные заявителя. Предоставление ответа осуществляется в месячный срок. - «РосЖКХ
». Сайт создан при поддержке фонда по борьбе с коррупцией. Жалоба, полученная от гражданина, передается на рассмотрение в компетентные органы. Перед подачей обращения необходимо зарегистрироваться на сайте, так как анонимная подача жалобы не осуществляется. Далее следует выбрать тему из представленного перечня и конкретизировать ее при помощи вспомогательных вопросов.
Заявитель самостоятельно указывает организации, в которые должна быть передана жалоба. Ответ предоставляется в тридцатидневный срок с момента получения обращения.
Вне зависимости от того, подается жалоба лично или через Интернет, заявитель при написании документа должен придерживаться следующих правил:
- Не употреблять жаргонизмы и оскорбления. Такие жалобы остаются без рассмотрения.
- Соблюдать грамматические и пунктуационные правила.
- Писать текст по делу и без лирических отступлений.
- Излагать информацию, соответствующую действительности (указание точного адреса и данных заявителя).
Не оставляйте зло безнаказанным
Зло должно быть наказано. Всегда. Этот принцип — один из самых главных в работе менеджера.
Максим Батырев:
— Зло — это такой проступок сотрудника, в котором имелся умысел. Или который был совершен осознанно. Если сотрудник случайно проспал, а такое, согласитесь, может быть, при этом он звонит вам на мобильный, извиняется, приезжает запыхавшийся и весь пунцовый от стыда на работу, навряд ли этот сотрудник заслуживает наказания.
А если сотрудник выкладывал в Instagram в три часа ночи фотографии из ночного клуба, а сегодня, не протрезвев, опоздал на полчаса, то он прекрасно все понимал и осознавал. Он проспал не случайно, он совершил злой поступок. Это нужно наказывать. Хотя бы для того, чтобы показать: система управления в компании работает. Остальные это увидят и вместо того, чтобы испугаться за свою шкуру, начнут власть уважать.
Если власть на зло реагировать не будет, то любое подразделение начнет разваливаться и умирать.
Когда сотрудники точно знают, что можно, чего нельзя и что им ОБЯЗАТЕЛЬНО попадет, если они сделают то, чего делать нельзя, и при этом ни прощений, ни исключений, ни индивидуального подхода, — то эффективность работы возрастает в разы!
Напоследок подчеркну еще один важный аспект. Наказания — это не только взыскания и штрафы. Иногда достаточно нахмуренных бровей. Главное — показать, что вы как представитель власти все видите и замечаете.
Объясняйте свое ви́дение
Действуйте в открытую и всегда объясняйте «зачем», ставя задачу своим сотрудникам. Команда должна понимать, почему вы приняли то или иное решение.
Анастасия Татулова:
— Однажды Владимир Закурдаев из нашей мини-группы [на программе «Практика» в «Сколково»] нарисовал картинку: основатель компании и генеральный директор стоят перед горой и смотрят в одну сторону.
По ту сторону горы, допустим, река и корабль, ждет с кладом. Но гендиректор видит только склон, а собственник точно знает: там корабль. «Побежали», — говорит предприниматель своей команде и отправляется в путь. Но за ним никто не идет, потому что впереди гора.
«Погоди! Куда мы идем? Я вижу лес, овраг, гору, проблемы и вот это вот все. Нам туда зачем? Мы ноги сломаем, а возможно, и шею тоже!..» — отвечает генеральный директор.
Решите проблемы в коммуникациях
При организации взаимодействия подразделений главное не избегать проблем, а быстро и эффективно с ними справляться.
- Убедитесь, что коммуникация в компании выстроена максимально эффективно и проходит по цепочке от руководителей к подчиненным. Кажется, что делиться информацией — это несложная и очевидная задача каждого руководителя. Но практика показывает, что менеджеры часто смещают фокус в сторону решения бизнес-задач и относят на второй план обсуждение c командой целей, стратегии, планов и результатов работы компании. Такой подход стоит корректировать, ведь бизнес-результаты каждого отдельного сотрудника (или команды) напрямую зависят от того, насколько хорошо он понимает происходящее в компании.
- Взаимодействие подразделений может затрудняться из-за разницы в поведении разных поколений. Многие люди старшего возраста привыкли держаться обособленно и не обращаться к коллегам за помощью без крайней необходимости, в то время как молодое поколение иногда даже слишком активно вовлекается в коммуникации. Постарайтесь поощрять активность первых и направлять энергию вторых в правильное русло.
- Некоторые сотрудники не считают нужным обмениваться опытом и взаимодействовать с другими подразделениями. Обычно они объясняют это тем, что в их прямые обязанности не входят подобные задачи. Если вы сталкиваетесь с этой особенностью, постарайтесь вовлекать таких сотрудников в проекты и давать им больше информации о работе компании. Поощряйте участие в командных активностях и обращайте их внимание на то, как для них важно «быть в курсе» при выполнении рабочих задач.
- Встречаются и сотрудники, которые очень ревностно относятся к своей работе и отказываются делиться информацией с другими. Постарайтесь объяснить им, какую выгоду может принести обмен полезными для работы сведениями и почему это важно в масштабе компании и для профессионального развития. При этом учитывайте, что причина такой закрытости может быть связана как с личными особенностями сотрудника, так и с обрывом коммуникации со стороны его руководства.
- Многие компании намеренно поощряют соперничество между отделами, чтобы повысить эффективность их работы. Но практика показывает, что такой подход может привести к ненужным конфликтам, нежеланию делиться информацией и снижению эффективности работы. Поэтому вместо соперничества развивайте в компании соревновательный дух, побуждая отделы не «воевать» между собой, а вырываться вперед и достигать большего. При таком подходе у сотрудников будет больше мотивации и интереса к работе, и никто не окажется в положении проигравшего.
Смертельная ошибка № 9 — раздолбайство
Это можно описать так: делегировал-делегировал, да переделегировал. Можно настолько увлечься распределением полномочий, что перестать работать вообще. К сожалению директор, спихнувший все на заместителей и появляющийся в офисе на часок после обеда, — явление не единичное.
В целом главное здесь — чувствовать грань. С одной стороны, у идеального начальника все работает его непосредственного участия. С другой — нужно всегда держать руку на пульсе: знать, как идут дела, принимать ключевые решения, планировать основные направления развития.
Еще важно принимать участие в неформальной жизни команды. Не отстраняйтесь от новогодних корпоративов и выездов на природу, посещайте выступления вашей спортивной команды, если она есть. Словом, не игнорьте движуху вне офиса.
Что управленцу делать в начале карьеры и как избежать ошибок
Одно из ключевых действий в самом начале — это инициация в группе в новой роли. Неважно, пришел человек из другой компании или был поднят в организации с предыдущего уровня. Нужно собрать всю команду вместе (не писать письма или сообщения в мессенджерах) и представиться. Желательно, чтобы нового руководителя представил кто-то из более высокой социальной группы.
Традиционно инициации идут в формате «+1». Это придает кандидату больший вес в группе. Таким образом вас маркируют как представителя организации. И все дальнейшие конфликты будут не с ним, а с организацией. Для молодого руководителя, особенно неопытного, это некое прикрытие. Если такого представительства нет, нужно представиться самому со ссылкой на приказ — легитимное право быть в этой роли.
Есть пять основных инструментов власти, опорных точек, которые нужно озвучить группе. Они создадут каркас взаимоотношений.
-
Внятно проговорите цели, которые вы ставите перед группой или транслируете от организации: «Компания поставила перед нашим отделом следующую цель» или «Я вас собрал, чтобы мы достигли такой-то цели». Первое обращение — это всегда образ желаемого результата, как бы итог деятельности. Мы же собираем не родственников или друзей, а трудовой коллектив.
-
Вторая часть обращения касается совместной деятельности. Задайте систему координат, проговорите ценности, которые для вас важны во взаимодействии внутри команды. Обращение содержит слова «как мы работаем».
-
Проговорить систему применяемых поощрений и наказаний: «что такое хорошо и что такое плохо».
-
Очень важный момент — принцип, по которому будут распределяться ресурсы: как делятся клиенты, территория, отпуска.
-
Принцип, по которому вы собираете команду: какие люди в нее войдут, а кто отсеется.
Ох уж эти сотрудники! Я каждый день выслушиваю от руководителей жалобы на них. Что интересно, вне зависимости от компании, отрасли, региона и т.п. — ситуации похожи. Например:
- Сотрудники «тупят». То есть делают не то, чего от них ожидает руководство.
- Сотрудники хотят много денег: гораздо больше, чем приносят пользы бизнесу.
- Амбиции работников часто превышают их реальные возможности. Такого сотрудника оставить на прежней должности уже нельзя: будет считать, что его не ценят, вставлять палки в колеса, и рано или поздно уволится. Но и повышать нет смысла — не справится, а еще и развалит работу и команду.
- На работе сотрудники плетут интриги, или же «просто» сидят в Интернете, решают личные вопросы.
- Не хотят брать на себя ответственность, скидывая все серьезные задачи на руководителя и коллег.
- Просто разгильдяйничают: срывают сроки, некачественно выполняют работу.
- И так далее…
Хвалим, критикуем, корректируем
Умение общаться с подчиненными и давать обратную связь уже традиционно относят к основным навыкам профессионального менеджера. Любой руководитель должен быть способен в нужный момент поговорить с сотрудником. И вроде бы, чего уж проще — вызвал и поговорил. Конкретно и по делу. Похвалил. Покритиковал. Поставил задачи. Нет проблем!
Однако на практике всё далеко не так радужно. Опросы, которые я проводил в нескольких десятках компаний, показали: обратная связь наиболее часто ощущается сотрудниками как проблемная область в отношениях с руководителем.
“Он вызвал меня и сказал, что мне начислена премия. И передал письмо, в котором говорилось о том, что премия за отличное выполнение проекта. Деньги были очень кстати, но мне хотелось услышать слова благодарности от моего начальника”.
“У нас каждое утро начинается с крика. Распахивается дверь, и начальник из своего кабинета начинает по очереди всем устраивать “разнос”. Раньше переживали, а теперь привыкли. На работу это никак не влияет. Он отведет душу, и мы дальше работаем”.
“Она вообще не интересуется, как у меня идёт работа. Даёт задания, в основном по электронной почте. Я выполняю. Такое ощущение, что работаю в другом городе, хотя ее кабинет в десяти метрах от моего стола”.
Что ещё учесть при составлении?
Документы можно оформлять анонимно. Тогда следует заранее указать на то, чтобы информация о составителях не разглашалась. Это особенно важно, когда дело касается недочетов, важных для работы всего предприятия.
Заявления отправляются в форме заказного письма, тогда отправители точно узнают о моменте получения документа второй стороной.
Такие жалобы рассматриваются на протяжении месяца. Инспекция за это время должна организовать тщательную проверку на предприятии. Рекомендуется сохранять квитанции, которые оформлялись при отправлении писем. Спустя месяц-полтора отправителю приходит ответ из трудовой инспекции.
Трудовая инспекция обычно проверяет следующие компоненты деятельности предприятия:
- факт ознакомления сотрудников со всеми документами, связанными с организацией труда;
- лицевые счета подчиненных вместе с ведомостями по плате за труд;
- приказы со стороны руководства;
- локальные акты, с данными работников, правилами по вознаграждениям за труд, внутренним распорядком дня;
- расчётные листы;
- табель учета по рабочему времени;
- график по предоставлению отпусков;
- штатное расписание;
- личные карты подчинённых;
- отчетность о движении трудовых книжек;
- договоры.
Ни один законодательный акт не содержит указаний на то, что сотрудник может отказаться от своей жалобы и соответствующей проверки. Процедура всё равно обязательна, поскольку способствует выявлению административных правонарушений.
Сотрудник в любом случае может сказать о том, что конфликтная ситуация была разрешена. Это смягчает наказание руководителей, даже если обнаружены серьезные нарушения.
Заявление, отзывающее жалобу, пишется по той же форме, что и она сама. Сначала указывается информация личного характера на каждую из сторон. Потом идёт описание сути вопроса. Последние элементы – дата и росписи.
Авторитарный метод управления персоналом
Авторитарный стиль управления считается самым популярным в крупных компаниях. Он подразумевает отсутствие панибратства, дружеских отношений. В таких коллективах редко проводят корпоративы, всё взаимодействие сводится только к передаче информации между уровнями подчиненных и руководства.
При этом руководитель берет на себя основную часть ответственности, у него редко бывают заместители, хотя место помощника почти всегда занято.
Авторитарный метод далек от идеального.
Более того, современный менеджмент старается уходить от него, используя более лояльные и эффективные способы управления. Главным недостатком этого стиля является властность руководства, отсутствие лояльности. Мотивация персонала происходит путем наказаний. Руководитель грозит снижением зарплаты, лишением премии, штрафами за невыполнение планов или даже незначительные нарушения, редко использует поощрения.
Руководители и подчиненные при таком стиле управления редко находят общий язык. Персоналом движет страх, отношение к менеджеру резко негативное.
При этом нельзя сказать, что авторитарный стиль управления несет полностью отрицательную окраску. Во многих случаях он помогает быстро выйти из кризиса, устранить последствия различных катастроф. Но использовать его постоянно нельзя, в противном случае производительность компании и работоспособность персонала будет всегда на низком уровне.
Либеральный стиль управления персоналом
В такой задаче как руководить подчиненными есть маленькая хитрость — уметь «выключить» в себе начальника. Именно это отличает либеральный стиль управления персоналом.
Особенностью этого метода является то, что подчиненные сами ставят себе задачи и выполняют их. Безусловно, есть контроль со стороны главного менеджера, но работники сами управляют своим временем, формируют отчеты и проводят другую работу.
Либеральный стиль подходит компаниям, где работает несколько топ-менеджеров, у которых также находятся в подчинении другие люди.
Например, генеральный директор ставит одну большую задачу всей компании. Это развитие бизнеса, продвижение продукта с конечной целью — повышение прибыли и известности бренда. Далее эту крупную задачу разбивает на более мелкие команда топ-менеджеров. Они продумывают методы, налаживают контакты, ищут контрагентов, распределяют работу между отделами. При этом они отчитываются генеральному директору о проделанной работе и получают дополнения и корректировки.
При либеральном стиле не отдают предпочтения какой-то одной системе мотивации, поощрениям или наказаниям. Команда работает с одной общей целью, по достижении которой всех ждет хорошая зарплата и премия. Этот метод подходит только для команды экспертов, которые знают свою работу на все 100% и делают ее безупречно.
Рано или поздно бухгалтер принимает решение положить конец постоянным издевательствам со стороны своего начальника. Но как себя здесь повести? Работу менять ведь не хочется невзирая на все сложности и, в то же время, так существовать нет никакого смысла. Для начала вам необходимо определиться с тем, что именно Вы хотите решить: только лишь избавиться от издевок, или же отплатить той же монетой своему обидчику? В последнее время в моду вошли записи на диктофон, функция которого есть в каждом смартфоне. Сообщите, например, вашему руководителю, что отныне все разговоры с ним Вы будете записывать, дабы ничего не потерять из виду. Есть немало «живых» примеров, когда директора впадали в бешенство от такой «наглости», но затем быстро стихали, зная при этом, какие это может возыметь для них последствия после беседы с прокуратурой, например. Еще уж больно вспыльчивого директора можно приструнить более высоким руководством, если такое имеет место быть. Скажем, начальник на Вас снова начал кричать, спросите его: «Павел Егорович, а Вы не хотели бы обсудить все то же самое и в таком же тоне с Михаилом Александровичем (генеральным директором, например)»? Даже если эти оба начальника находятся в дружеских отношениях друг с другом, вашему обидчику все равно не поздоровится, т.к. его едва ли поддержит «вышестоящие».
Правила составления и подачи жалобы
Так как ребенок на момент обучения в школе еще не достиг совершеннолетнего возраста, то его права представляет один из законных родителей (опекун, попечитель). Он пишет жалобу от своего лица. Если заявление коллективное, то необходимо перечислить ФИО и данные каждого заявителя. Заявление пишется в свободной форме: от руки или распечатанное на компьютере.
Необходимо соблюдать грамотное разделение на части:
- шапка (ваши полные данные: ФИО, адрес регистрации, адрес проживания, телефон, кем приходитесь ученику);
- наименование документа (жалоба, претензия, заявление и так далее);
- суть заявления (в чем заключается жалоба, конфликт, кто должен быть привлечен к ответственности, были ли попытки уладить конфликт мирным путем);
- число, подпись, расшифровка подписи.
По законодательству РФ анонимное обращение не предусмотрено: в заявлении обязательно должны быть указаны данные человека, которому необходимо будет сообщить о принятых мерах. Однако это не касается тех случаев, когда в анонимном заявлении представлены случаи реальной угрозы жизни и здоровью ребенка. Сотрудник, принявший заявление, обязан в положенные сроки отреагировать на него должным образом и принять соответствующие меры.
Косвенные приемы воздействия на начальника или начальницу
- Следите за взглядом. Смотрите в глаза начальнику. Если вам сложно выдерживать зрительный контакт, держите взгляд на уровне носа. Когда опускаете глаза, вы признаете силу собеседника. На подсознательном уровне он чувствует, что вы сдались и переходит в активное наступление.
- Контролируйте жесты. Опускание головы, постоянное кивание, нервные жесты, защитные позы и движения показывают вашу неуверенность и слабость. Следите за своим поведением:
- Не отклоняйтесь назад в общении с шефом;
- Не ищите дополнительной опоры в виде стола или стула, когда стоите перед начальником;
- Не отгораживайтесь от него скрещенными руками и ногами;
- Перестаньте сдувать несуществующие пылинки и убирать с одежды выдуманные соринки;
- Уберите от лица руки и поднимите глаза;
- Согласие выражайте сдержанным одиночным кивком;
- Точно формулируйте фразы и отвечайте на вопросы.
Постоянные ссоры негативным образом сказываются на работе всего персонала: согласитесь, не очень приятно работать, когда все вокруг застыли в ожидании очередного скандала. Как действовать:
- Первое, что необходимо сделать — отгородить себя от проблем, насколько это возможно. Решайте проблемы постепенно: когда босс начнет ругаться с вами, тогда и включайтесь в дело.
- Не забывайте, какие обязанности прописаны в вашем соглашении. Постарайтесь делать то, что нужно, и тогда ваша совесть будет чиста. Не усложняйте себе жизнь в надежде угодить директору. Если шеф вечно критикует вас без причины, он не остановится.
- Не реагируйте очень эмоционально: это радует начальника и некоторых сотрудников тоже. Воспринимайте придирки, как неприятную муху — да, мешает, но вовсе не рушит планы.
Если босс вызывает вас в кабинет для личного разговора, ведите себя уверенно и спокойно. Не орите, не устраивайте скандал.
Говорите, как обычно и всегда пользуйтесь аргументами, если спорите с начальником. Никогда не делайте это прилюдно.
ВНИМАНИЕ! Бывают случаи, когда агрессивность на самом деле помогает. Достаточно один раз нормально объяснить директору, что вы не желаете терпеть его произвол, и отношение меняется на глазах. Главное, не перебарщивайте — вы же не желаете заполучить репутацию скандалиста.
Сотрудник может самостоятельно или с помощью адвоката защищать права любыми законными методами, в том числе:
- обратиться с заявлением в ТИ;
- обратиться с иском в судебную инстанцию.
Обращение в подобные органы оправдано, если не учитываются интересы работника или происходит дискриминация по какому-либо признаку.
Обращение в прокуратуру
В каких случаях сотрудник может обратиться с жалобой на поведение руководства в прокуратуру? При условии того, что оскорбления регулярны, их цель — издевательство над сотрудником, его моральный прессинг.
Что нужно для того, чтобы принять столь жесткие меры в отношении начальника? Во-первых, написать заявление. А в нем указываем дату, место преступления, пишем слова, которые говорил руководитель в адрес подчиненных.
Срок рассмотрения заявления — один месяц. Прокурор будет опрашивать свидетелей, нужно быть готовым к этому. Не обойдется и без опроса потерпевшего. Помним, что дача заведомо ложных показаний привлечет к уголовной ответственности самого пострадавшего.
После того как прокуратура проведет разбирательство, дело отправится на рассмотрение в суд.