Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Решаем проблемы с материальной ответственностью работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Статья 248 ТК РФ позволяет обойтись одним распоряжением со стороны руководства, если сумма взыскания не превышает среднемесячную заработную плату. Работодатель просто оформляет приказ, где точно указана сумма, взыскиваемая с сотрудника. Приказ издается не позднее, чем через месяц после того, как установлена окончательная сумма материальной ответственности виновного сотрудника.
Акт передачи от одного лица к другому
Акт приема-передачи оформляют, когда инвентаризация проведена и завершена, все документы оформлены. Можно воспользоваться типовой формой с обозначением ОП-18. Но допустимо применять свободные варианты.
Акт приема-передачи должен отображать такие сведения:
- Персональные подписи всех ответственных лиц, с добавлением расшифровки. Обязательны фамилии и инициалы, либо другие сведения для идентификации личности.
- Перечень передаваемых ценностей, для которых описывают основные характеристики, артикулы и количества, наименования.
- ФИО и должность самих МОЛ – нового и старого.
- Наименование бланка.
- Полное наименование фирмы, отвечающей за документ.
- Дата заполнения.
- Наименование документа.
Данные разрешают добавлять к документу либо избавляться от лишнего. В учетной политике организации пишут, какую форму документа используют для решения вопроса.
О взыскании недостачи
Действия законны при отношениях между сторонами, которые еще остаются активными.
Допустимо добровольное погашение ущерба, в полном объеме или частями.
Сторонам разрешено заключить отдельное соглашение, где установлено перечисление платежей с рассрочкой. Работодателю вторая сторона направляет письменное обязательство возместить платежи, в документе указывают точное время перечисления денег.
Есть несколько ситуаций, когда взыскание без обращения в суд невозможно:
- когда сотрудник отказывается добровольно признавать вину и возмещать ущерб;
- при прекращении трудовых отношений;
- если сумма больше среднемесячного оклада.
Материально ответственное лицо
Все без исключения работники предприятия несут определённую материальную ответственность перед работодателем за причинение ущерба имуществу организации. Под материально ответственным лицом понимается подчинённый, с которым заключён соответствующий договор. В соответствии с этим документом сотрудник будет отвечать за всё вверенное ему имущество. Законодательство перечисляет список должностей, несущих такой вид ответственности. К ним относятся:
- лица, занимающие руководящие должности на предприятии (директор, главбух);
- заведующие по хозяйственной части;
- кассиры, продавцы;
- и прочие.
Порядок проведения инвентаризации при смене материально-ответственных лиц
Инвентаризация при смене материально-ответственных лиц проводится в следующем порядке. В первую очередь руководитель учреждения издает приказ о проведении обязательной инвентаризации. В нем содержатся ее причины, состав комиссии (с выделением председателя), сроки проведения, а также перечень ценностей, доверенных указанному материально-ответственному лицу (МОЛ).
Обратите внимание: сами материально-ответственные лица не могут входить в состав комиссии, но их присутствие обязательно.
До инвентаризации МОЛ оформляет расписку, которая свидетельствует о том, что к началу проверки имущество оприходовано, а документы, связанные с ним, уже находятся в бухгалтерии. Расписка входит в состав инвентаризационной описи.
Обратите внимание
Далее в местах хранения имущества проводится сплошная проверка: ценности взвешиваются, пересчитываются и обмеряются. Сведения вносят в инвентаризационную опись, после завершения проверки ее подписывают сдающее и принимающее лица.
Если инвентаризация выявила излишки и недостачи, их следует зафиксировать в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092). В обратном случае ведомость составлять не нужно.
Далее составляется Акт о результатах инвентаризации (форма 0504835). Ведомость расхождений (если ее составляли) прилагается к акту.
Порядок документального оформления передачи текущей работы новому МОЛ
- Ситуация:
- Вопросы по документальному оформлению и БУ ухода в отпуск МОЛ (вопрос необходим для семинара).
- Вопросы:
- 1) Как правильно оформить документы: инвентаризационную опись и акт приема-передачи, когда происходит смена МОЛ, например МОЛ уходит в отпуск (с учетом форм включенных в альбом форм Общества).
2) Если будет оформлена коллективная материальная ответственность, например договор заключен с двумя сотрудниками и один из них уходит в отпуск, нужно ли оформлять передачу между МОЛ или т.к. это коллективная ответственность то ни чего не нужно оформлять?
Ответ:
Вопрос 1
В соответствии с п.1.5 Методических указаний по инвентаризации № 49 проведение инвентаризаций обязательно при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел).
При этом инвентаризация проводится только в части имущества, закрепленного (числящегося) за соответствующим должностным лицом.
Для проведения соответствующих мероприятий может привлекаться не постоянно действующая инвентаризационная комиссия организации, а созданная (создаваемая) рабочая инвентаризационная группа (комиссия).
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации может быть возложено на нее (п.2.2 Методических указаний по инвентаризации № 49).
Законодательство не ставит в зависимость особенности оформления инвентаризационной описи от ситуации, при которой проводится инвентаризация. Зависимость установлена от вида инвентаризируемого имущества.
Таким образом, при смене МОЛ используются формы инвентаризационных описей в зависимости от числящегося за МОЛ имущества (форма ИНВ-1, форма № ИНВ-3 и пр.) (п.2.14 Методических указаний по инвентаризации № 49).
- Инвентаризация проводится в день приема-передачи имущества между МОЛ в общем порядке с оформлением всех необходимых документов.
- Пример отдельно.
- При передаче материальных ценностей новому МОЛ оформляется также акт приема-передачи товарно-материальных ценностей.
- Основанием для заполнения данных акта являются результаты проведенной инвентаризации (инвентаризационные описи).
- В акте приема-передачи отражаются:
- — наименование передаваемых товарно-материальных ценностей,
- — их количество,
- — цена за единицу,
- — стоимость по каждой позиции,
— должности, Ф.И.О., и росписи МОЛ (сдающего и принимающего материальные ценности).
В обязательном порядке в акте приема-передачи указывается дата, на которую приведены данные о наличии материальных ценностей.
После выхода (по окончании болезни и др.) материально-ответственного лица на работу (к примеру, после отпуска) в очередной раз проводится инвентаризация, оформляются инвентаризационные описи и акт приемки-передачи.
В бухгалтерском учете, при смене МОЛ (уходит в отпуск, увольняется и т.д.), проводки не формируются. Необходимо произвести соответствующие изменения в «Справочниках МОЛ», в соответствии с которыми осуществляется изменение аналитики в бухгалтерском учете.
- В случае, если в результате инвентаризации были выявлены излишки или недостача, то, выявленные расхождения отражаются в на счетах бухгалтерского учета в общем порядке:
- дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счетов 41 «Товары», 10 «Материалы» и др. — стоимость недостающих материальных ценностей;
- дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 94 — сумма недостачи, отнесенная за счет виновного лица;
- дебет счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» — на разницу между рыночной стоимостью по недостающим ценностям (именно по указанным ценам в соответствии с действующим законодательством определяется размер ущерба) и их балансовой стоимостью.
- Вопрос 2:
В соответствии со ст. 245 ТК РФ договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности составляется с целью возложения полной материальной ответственности за недостачу вверенных ценностей заранее установленной группе лиц.
При этом выше указанной статьей предусмотрено распределение ответственности между членами коллектива (бригады) как по их решению, так и по решению суда.
Таким образом, закон не пререзюмирует распределение ответственности между членами коллектива (бригады) в равных долях.
Совет
Пунктом 1.6. Методических указаний № 49 установлено, что при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся:
- — при смене руководителя коллектива (бригадира),
- -при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов,
- — по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Аналогичное требование содержится в п.10 Приложения № 4 к Постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 «Внеплановые инвентаризации проводятся при смене руководителя Коллектива (бригадира), при выбытии из Коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов Коллектива (бригады)».
- Соответственно, если будет заключен договор о коллективной (бригадной) ответственности с двумя сотрудниками, и один из них уходит в отпуск, то инвентаризацию с оформлением всех необходимых документов следует провести, если:
- — в отпуск уходит руководитель коллектива (бригадир),
- — требование о проведении инвентаризации выражено вторым сотрудником.
- Результаты инвентаризации так же отражаются в инвентаризационной описи, при наличии расхождений оформляется сличительная ведомость.
- При этом следует отметить, что по нашему мнению, при заключении договора о коллективной ответственности, при уходе одного МОЛ в отпуск, акт приема-передачи не оформляется.
Процесс проверки имущества и обязательства компании относится к бухгалтерскому учету на производстве. Поэтому основные положения о проведении содержатся в соответствующем законодательном акте ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402. В нем указаны сроки, периодичность, что должно входить в процедуру.
Есть еще несколько постановлений, в которых прописываются законодательные нормы:
- Положение Минфин от 29.07.1998 № 34н.
- Методические указания по инвентаризации, Министерство Финансов от 13.06.1995 №49.
- Ст. 21 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Основные положения о том, как, когда и кем нужно проводить, содержатся в Методичке № 49. Однако игнорировать и другие постановления нельзя, прописанное в любом законе выполняется неукоснительно.
Образец приказа о создании инвентаризационной комиссии
Чтобы провести контроль активов и обязательств компании, необходимо не только инициировать инвентаризацию по установленной законом форме ИНВ-22, но и отдельным распоряжением назначить проверяющих. Документ о назначении должен быть создан одновременно или незадолго до распоряжения о проведении. Он заносится в журнал в соответствии с порядковым номером. Придется прописывать, будут ли эти лица на постоянной основе осуществлять контрольные мероприятия финансово-хозяйственной деятельности или разово.
Форма данной бумаги в законодательстве не установлена, поэтому ее разработка целиком ложится на плечи компании. За основу можно взять уже готовые шаблоны, один из примеров которых мы прикрепим ниже.
Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора, состав и порядок ее формирования законодательством практически не регулируются. В документе лишь нужно указать:
- название и форма собственности предприятия;
- порядковый номер распоряжения;
- нормативная база, в соответствии с которой назначаются ответственные;
- срок деятельности комиссии (на постоянной основе или на конкретную дату);
- список работников;
- обязанности;
- должность и инициалы лица, ответственного за исполнение;
- Ф. И. О. и подпись инициатора.
Когда документ составлен, необходимо, чтобы сотрудники с ним ознакомились и подписали. После занесения в журнал хранить в бухгалтерии вместе с распоряжением о проведении проверки.
Все издаваемые внутри организации приказы всегда идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции). Поэтому первая подпись, которая должна стоять в документе – его, без этого автографа документ просто-напросто не будет действительным. Кроме того, в бланке распоряжения должны расписаться все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.
Печать в приказе нужна только тогда, когда руководство требует ее наличия – в законе указаний на то, чтобы визировать такие распоряжения при помощи штемпельных изделий на сегодня нет.
Образец приказа о смене материально-ответственного лица
Подробное описание приказа о смене материально-ответственного лица не будет полным без примера, ознакомившись с которым вы без труда сформируете собственное распоряжение.
В самом начале бланка, посередине строки, напишите:
- название документа;
- его номер, дату и место (населенный пункт) создания.
После этого переходите к формулировке основной части. Сюда впишите:
- обоснование, т.е. укажите причину, по которой приходится производить смену материально-ответственных работников;
- ссылку на документ, в соответствии с которым проводится эта процедура (это будет основание для написания приказа);
- должность и ФИО работника, на котором ранее лежала материальная ответственность;
- сведения о том, к кому она переходит (аналогичным образом);
- дату, с которой новое материально-ответственное лицо принимает на себя финансовые обязательства;
- указание на передачу товарно-материальных ценностей, а также фиксацию этого мероприятия в соответствующем документе – акте приема-передачи;
- поручение отделу кадров о заключении с новым материально-ответственным работником дополнительного соглашения к трудовому договору;
- фамилию сотрудника, который должен будет следить за выполнением данного приказа.
В заключение собрать необходимые автографы.
Как уволить по собственному желанию — пошаговая инструкция
Если работник, оформленный как материально-ответственное лицо, увольняется из организации по своей личной инициативе, применяется общий регламент увольнения, предусмотренный статьей 80 ТК.
Тот факт, что этот работник отвечает за вверенные ему товарно-материальные ценности, безусловно, накладывает свою специфику на процедуру увольнения.
Соответствующий порядок увольнения реализуется следующим образом:
- Шаг 1. Руководству организации-работодателя направляется заявление выбывающего сотрудника.
Увольняющийся гражданин должен передать такую бумагу за 14 дней до своего предстоящего ухода (не позднее). Однако стороны вправе оговорить иной срок подачи надлежащего уведомления.
Двухнедельный период необходим для передачи всех дел, выполнения инвентаризации (ревизии) товарно-материальных ценностей, подбора иной кандидатуры на вакансию.
- Шаг 2. Проведение ревизии вверенных активов (ТМЦ).
Ревизия совершается специальной комиссией на основании соответствующего приказа руководства организации. Инвентаризация оговаривается дополнительным соглашением, определяющим материальную ответственность работника.
Данная процедура выполняется с участием обеих сторон – сотрудника (материально-ответственного лица) и представителя работодателя.
Соответствующие активы подлежат идентификации, тщательному пересчету и детальной проверке. Дальнейшие действия предопределяются результатами этой ревизии.
- Шаг 3. Передача-прием вверенных активов.
Процедура приема-передачи товарно-материальных ценностей выполняется, если по итогам ревизии отсутствуют несоответствия, и оформляется составлением надлежащего акта.
Документ подписывается выбывающим сотрудником, представителем фирмы-работодателя, а также новым работником, занявшим вакансию.
- Шаг 4. Оформление работодателем распорядительного акта (приказа), утверждающего увольнение материально ответственного лица по личному желанию.
Бумага составляется по шаблону Т-8 и содержит все необходимые сведения о данном выбытии.
- Шаг 5. Предоставление выбывшему сотруднику трудовой документации.
Работодатель выдает ему трудовую книжку, документацию о заработке, справку 2-НДФЛ, а также иные бумаги, предоставляемые по отдельному запросу.
- Шаг 6. Выполнение расчетов (взаиморасчетов) с выбывшим работником.
Процедура совершается одновременно с предоставлением ему трудовой документации. Уволенному выдается зарплата, а также компенсация неиспользованного отпуска. Расчет выплат при увольнении проводится с заполнением записки-расчета Т-61.
Именно эти выплаты рассматриваются как обязательные, если работник увольняется по личной инициативе.
Увольнение материально ответственных лиц
К таким процедурам применяют общие положения, составляющие Трудовой Кодекс. Сохраняется обязанность сотрудников предупреждать руководство о желании уйти, минимум за две недели. Но само соглашение с сотрудником может содержать дополнительные условия, связанные с самим увольнением. Главное – чтобы положение гражданина не стало хуже после оформления документа.
Статья 84.1 содержит описание общих положений, согласно которым проходит увольнение при подобных обстоятельствах. Сначала гражданин подаёт заявление, потом отрабатывает две обычные недели. В последний день ему выдают трудовую книжку вместе со всеми полагающимися компенсациями.
Недопустимо затягивать процедуру передачи материальных ценностей от одного сотрудника к другому. Законы запрещают задерживать финальные расчеты с сотрудником и выдачу всех положенных денег. За это работодателя привлекают к ответственности, денежной и административной. Иногда наказанием становится приостановление работы фирмы на определённое время.
Увольнение в связи с уходом на пенсию
В таких ситуациях нередко возникают сложности. Проблемы связаны с тем, что при увольнении материально ответственного лица в связи с выходом на пенсию одновременно действуют разные нормы ТК. С одной стороны, учитывая причину освобождения от должности, наниматель, по закону, обязан расторгнуть договор в день, указанный в заявлении. То есть, в таком случае сотрудник, как правило, не отрабатывает двух недель.
Вместе с тем необходимо провести инвентаризацию при увольнении материально ответственного лица. Ревизия занимает определенное время, и работник не сможет уйти до ее завершения. Если не провести проверку, после увольнения материально ответственного лица с недостачей, выявленной впоследствии, будет сложно разобраться.
Какими законодательными актами регламентируется
Любые отношения, в их числе и трудовые, однажды обязательно закончатся. Порядок увольнения любого сотрудника, кем бы он ни был, какие бы обязательства на нем ни лежали, должен строго соответствовать требованиям действующих законодательных норм. В Трудовом кодексе (ст. 84.1) описаны общие правила освобождения от должностей.
В том числе — и лиц с материальной ответственностью. До того, как официально выставить за дверь такого сотрудника, производится проверка с обязательным подписанием акта (Федеральный закон № 402-ФЗ в ред. 2015 г. «О бухгалтерском учете»), а уходя он передает ценности в ведение другого работника организации.
После этого производится расчет, бывшему служащему выдаются на руки его документы, трудовая книжка (ст. 140 ТК). Причем, правила передачи корпоративных ценностей наниматель может менять по своему усмотрению (ст. 8) ТК.
Если обнаружена недостача
Если в ходе ревизии будет выявлена недостача финансов или имущественных объектов, это факт отражается в Акте. Далее руководитель предприятия назначает проведение служебной проверки. Цель ее – определение размера недостачи и установление причин, по которым она возникла.
В ходе проверки с работника истребуют письменное объяснение о причинах образовавшейся недостачи. Если он отказывается его предоставлять, оформляется письменный Акт об отказе, который подписывают двое сотрудников-свидетелей.
Проведение служебной проверки сопровождается составлением ряда документов:
- Приказ о назначении проверки по факту выявленной недостачи;
- Приказ о формировании комиссии для проведения проверки;
- Акт о результатах проведенной служебной проверки.